Vos missions en quelques mots

Le poste de secrétaire assistant est positionné au sein de la cellule de management de l’information (CMI) de la délégation à l’information et à la communication de la Défense (DICoD). Le titulaire du poste est chargé de la gestion du courrier, de sa réception, de son envoi et de sa diffusion à tous les services internes et externes de la DICoD. Le secrétaire veille au respect de la charte graphique et met en forme les notes de service et autres documents. Il traite également les ordres de mission et les états de frais.
Le titulaire du poste établit les demandes de laissez-passer visiteurs de la DICoD via le SI Télémaque. Il recense les demandes de fournitures de bureau et les transmet au bureau finance de la DICoD.
Le secrétaire assistant peut également être chargé du traitement des erreurs d’adressage des revues des armées et répondre aux questions du grand public, posées via la saisine par voie électronique sur le site internet du ministère des Armées.
Sous les ordres du chef de la CMI, il est aussi amené à réaliser diverses missions de soutiens administratifs ou logistiques en appui des missions de la DICoD.
Gestion du courrier, arrivée et départ de la DICoD
Traitement des ordres de mission sur Chorus DT
Etablissement des demandes de laissez-passer visiteurs sur Télémaque
Regroupement des commandes de fournitures de bureau des différents pôles en liaison avec le bureau finances de la DICoD
Accueil des journalistes lors du point presse DICoD
Mise en forme des notes avec la charte graphique en vigueur
Traitement des erreurs d’adressage des revues des armées
Réponses au grand public sur la saisine par voie électronique
Participation soutien évènements DICoD

Profil recherché

Expérience dans le domaine du secrétariat

Compétences attendues

- Bureautique tableur - grapheur
- Bureautique traitement de texte
- Expression orale
- EXPRESSION ECRITE
- RIGUEUR
- ORGANISATION ET METHODE
- TRAVAIL EN EQUIPE
- AUTONOMIE
- RESPECT DES DELAIS