Vos missions en quelques mots

En binôme avec un collègue assurer le secrétariat pour la sous-direction du pilotage de l’activité et des soutiens (SDPAS) et le service technique (ST).

Le secrétariat a une contribution essentielle à apporter pour fournir un environnement de travail optimisé et assurer une mise à disposition rapide et efficace de l’information. Il a également la responsabilité d’organiser le soutien logistique quotidien et d’apporter une assistance optimale aux deux chefs de service et à l’ensemble des personnels.
- Préparer les parapheurs à la signature et en assurer le suivi
- Assurer le traitement des demandes et sollicitations diverses
- Contribuer à l’assistance logistique des membres de l’équipe
- Traiter, enregistrer et diffuser le courrier départ et arrivée, le dispatcher et/ou le diffuser
- Enregistrer et diffuser le courrier “confidentiel défense”
- Saisir, mettre en forme (charte graphique, formules d’usage,… )
- Organiser le classement et l’archivage des documents courants (note, lettre,… )
- Consulter les agendas et renseigner le planning des absences
- Enregistrer et assurer le traitement du courrier en cas d’absence de la personne s’occupant du courrier
- Assurer l’intérim des secrétaires

Compétences attendues

- Protection du secret
- Bureautique tableur - grapheur
- Connaissance du milieu professionnel
- Expression orale
- Dynamisme
- Sociabilité
- Souci du client
- Bureautique traitement de texte
- Techniques de secrétariat
- Organisation, méthode