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Executive Assistant (Based in Luxembourg)

CDI
Luxembourg
Salaire : Non spécifié
Télétravail non autorisé

MANGOPAY
MANGOPAY

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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

Vous assisterez la Direction de la société à qui vous serez directement rattaché.e et vous serez amené à accompagner également les responsables des Départements.Dans le cadre de l’accélération de notre croissante, nous recherchons un(e) Executive Assistant qui sera un soutien clé de la Direction, interlocuteur privilégié pour les équipes.Vos talents d’organisation et d’anticipation ainsi que votre capacité à prendre des initiatives seront clés pour réussir à ce poste. Vos principales missions seront, à titre indicatif, les suivantes :

  • Supporter les Directeurs de la Société dans la gestion de leur l’agenda et planifier leurs réunions et RDV en fonction des priorités de l’activité
  • Rédiger les Ordres du Jour et des comptes rendus de réunions, en français ou en anglais
  • Rédiger ou relire les courriers émis par la Direction, en français comme en anglais 
  • Organiser la gestion des procès-verbaux, compte-rendus, contrats et courriers avec les différents départements et veiller à leur archivage
  • Etre au besoin l’interlocuteur de différentes parties externes (fournisseurs, clients…) et faciliter leurs échanges avec la société.
  • Préparer des communications internes
  • Participer à des projets à la demande de la Direction (organisation d’ateliers de travail ou d’évènements par exemple)
  • Organiser des voyages et déplacements
  • Traitement et priorisation de courriers reçus
  • Veiller au respect des procédures internes et être force de proposition d’amélioration au besoin
  • Gérer les fournisseurs et les budgets associés au poste.

Vous avez de bonnes qualités d’organisation, de communication, de rigueur et d’empathie ? Votre maitrise de l’anglais est irréprochable ? Ce poste est fait pour vous ! 


Profil recherché

Profil attendu :

  • Au moins 4 ans d’expérience sur un poste similaire
  • Maitrise du Pack Office et de la suite Google (notamment Gmail)
  • Anglais et français courant
  • Organisé.e et rigoureux.se 
  • Autonomie et capacité à gérer les priorités
  • Excellentes qualités rédactionnelles
  • Aisance relationnelle et aimant travailler dans un contexte international et dynamique 
  • Discrétion et sens de la confidentialité

Déroulement des entretiens

  • Call RH
  • Entretien avec la direction
  • Test d'anglais et/ou français

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