Dans le cadre des programmes Inclusion du Learning Planet Institute, l’assistant.e administatif.ve contribue au suivi logistique, administratif et budgétaire des projets dédiés à l’accompagnement et à la remobilisation de demandeurs d’emploi et créateurs d’entreprise.
Référent.e pour le Programme Inclusion, l’assistant.e administatif.ve met en œuvre ses compétences pour fluidifier les processus et veiller à leur qualité. Ce qui comprend notamment les activités suivantes :

La gestion et la coordination de l’information entre les acteurs et les bénéficiaires des projets(intervenants pédagogiques, acteurs sociaux, de l’emploi, coachs…) :

• Gestion administrative des Talents, bénéficiaires des parcours d’accompagnement (suivi des inscriptions et des dossiers, remise des livrets pédagogiques, feuilles de présence et gestion de l’outil de suivi des parcours, édition des attestations de réussite) ;
• Interlocuteur.rice et point de contact quotidien pour les talents et référents.

L’organisation matérielle des activités pédagogiques :

• Gestion du planning et des outils de coordination (Google Drive, Agenda, environnement numérique du LPI et des projets) ;
• Organisation logistique des ateliers et évènements ;
• Suivi des inscriptions et présences aux ateliers.

La gestion administrative et budgétaire avec les différents partenaires opérationnels et financiers :

• Gestion des fournisseurs et suivi des dépenses des projets (outil Procure to Pay) ;
• Tenue des supports pédagogiques ;
• Gestion et consolidation des données du programme en conformité avec les cadres de financement et protocole de recherche ;
• Contribution au reporting annuel des projets.

La veille active sur les sources de financement (Appels d’offre, Appels à Projets)

Savoir-faire

• Gestion administrative et budgétaire
• Gestion de planning
• Conception et mise en oeuvre de procédures de suivi administratif et comptable
• Maîtrise bureautique (suite Google, microsoft office, base de données), emailings, outils collaboratifs
• Expérience en lien avec le cadre normatif de la formation professionnelle (Qualiopi) ou la gestion de parcours d’insertion

Savoir-être

• Capacité d’adaptation à un environnement multi-acteurs
• Sens de l’organisation, gestion des priorités et qualités rédactionnelles
• Forte capacité d’adaptation
• Prise d’initiatives et autonomie
• Goût pour le travail d’équipe
• Sens de l’accueil et bon relationnel