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Office manager / Assistant de direction Alternance F/H

Alternance(12 à 36 mois)
Paris
Salaire : Non spécifié
Télétravail occasionnel

KÖM
KÖM

Cette offre vous tente ?

Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

Accompagné par Harold, l’un des associés et Baudouin, le COO de KÖM, tu seras un élément pilier de l’agence afin de permettre à chacun de se concentrer avec fluidité et sérénité sur son travail. Le quotidien de l’office manager / assistant de direction est varié et stimulant. Il exige une grande capacité à passer d’un projet à l’autre tout en re-définissant les priorités chaque jour.

Gestion administrative / comptable

  • Accompagner notre CFO pour vérifier, centraliser et ajouter les justificatifs comptables dans l’outil Pennylane

  • Aider au suivi des documents financiers / Administratifs afin que nous soyons en règle avec l’administration française

  • Accueillir les visiteurs de l’agence : clients, livreurs, etc. 

  • Assurer une permanence mail, téléphonique et physique (plus rare) des visiteurs

  • Gérer les agendas, organiser les réunions et préparer les documents nécessaires

  • Assurer le suivi administratif des dossiers, des courriers et des emails

  • Veiller via l’outil Movin Motion à la mise à jour des contrats, les paies et autres documents officiels des intermittents du spectacle 

Office 

  • Gérer les fournitures de bureau et les relations avec les fournisseurs : commande et gestion du stocks de fournitures, matériel, café et snacks, relève et envoi de courriers

  • Gérer les locaux, leur conformité et leur confort 

Communication interne

  • Faciliter la communication entre les différents départements de l’agence

  • Contribuer à la mise en place et à l’animation d’événements internes

  • Participer à la diffusion d’informations internes via les outils de communication

RH

  • Accompagner le COO dans le tri des candidatures lors d’un processus de recrutement (rédaction et diffusion des offres d’emploi, identification de candidats potentiels, approche directe via LinkedIn, screening des CVs, organisation des entretiens

  • Onboarder les nouveaux salariés sur les processus internes de l’agence : organisation des sessions d’intégration, commande et gestion du matériel informatique, demande des différents accès aux logiciels de travail, préparation de l’espace de travail …)

  • Effectuer le suivi de la médecine du travail : rendez-vous de première visite, déclaration annuelle 

Support aux équipes (facultatif et si besoin)

  • Assister les équipes de production dans la coordination des projets.

  • Aider à la préparation et à l’organisation des tournages et des événements.

  • Participer à la gestion logistique des déplacements et des réservations.


Profil recherché

Compétences recherchés

  • Excellentes compétences organisationnelles et administratives

  • Bonnes compétences en communication écrite et orale

  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), idéalement la suite Google 

  • Capacité à travailler en équipe et à s’adapter rapidement à un environnement dynamique

  • Sens de la confidentialité et fiabilité

  • Rigueur et organisation : capacité à effectuer les différentes tâches avec minutie et dans le respect des délais

Qualités personnelles sollicitées

  • Esprit curieux et créatif

  • Proactivité et capacité à prendre des initiatives

  • Rigueur et sens du détail

  • Enthousiasme pour le secteur de la production audiovisuelle


Déroulement des entretiens

  1. Call de pré-screen en visio avec Virginie, notre HR Business Partner [durée 30 minutes]

  2. Envoi de quelques questions pour apprendre à mieux te connaître [par écrit]

  3. Envoi d’un exercice à présenter lors de ton prochain entretien physique

  4. Entretien physique (de préférence) avec Baudouin, notre COO et un autre profil de l’agence

  5. Entretien physique ou Call avec l’un des deux fondateurs, Harold ou Flo

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