InUse

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Office Manager (H/F - temps partiel)

  • CDI 
  • Début :  
  • Boulogne-Billancourt
  • Télétravail partiel possible
  • > 2 ans

La tribu

InUse

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    Le poste

    Office Manager (H/F - temps partiel)

    • CDI 
    • Début :  
    • Boulogne-Billancourt
    • Télétravail partiel possible
    • > 2 ans

    À propos

    InUse est une entreprise d’IoT industriel créée en 2015 sur la conviction que nous pouvons rendre les machines intelligentes et les usines plus efficaces en combinant les données de fabrication avec les connaissances des experts en fabrication.

    La plateforme SaaS fournit des services connectés à plus de 150 usines, les aidant à s’engager dans une amélioration numérique continue de leurs processus de performance, de maintenance et de qualité. Nous fournissons également des technologies de pointe aux fabricants d’équipements pour créer une relation continue avec leurs clients, alimentée par les données de leurs machines.
    Basée à Boulogne-Billancourt, InUse accompagne des industriels de différents secteurs : agroalimentaire, énergies renouvelables ainsi que des fabricants d’équipements et de machines tels que Shem (Engie), Pellenc ST, Hellenic Dairies, etc.

    Descriptif du poste

    Nous recherchons un(e) Office Manager pour accompagner l’équipe dirigeante de la société dans la gestion administrative et organisationnelle d’InUse afin de contribuer au bon fonctionnement de l’entreprise et au bien-être des collaborateurs.

    La principale mission de l’Office Manager sera d’assister la direction générale dans la logistique, la gestion du bureau, la gestion administrative et les RH. Ses responsabilités seront les suivantes:

    💸 Gestion administrative et comptable:
    Gestion de la facturation des clients: émission des factures et suivi des encaissements
    Gestion des factures fournisseurs: classement / archivage / numérisation de documents
    Préparation des éléments comptables pour la clôture annuelle

    📝Support à la gestion des Ressources Humaines
    Appui à la gestion de la paie et des congés sur Payfit
    Préparation des on et off boarding administratif des nouveaux arrivants (Préparation et suivi des documents, suivi avec l’IT, la médecine du travail…)
    Suivi des notes de frais et des cartes ticket restaurant
    Interface avec les différents prestataires: mutuelle, assurances, médecine du travail
    Interface concernant les demandes de formations & l’OPCO
    Aide au recrutement : mise en ligne des offres, suivi des candidatures et organisation des entretiens

    🏢 Services généraux et vie au bureau
    Prendre en charge l’accueil physique et téléphonique ainsi que le traitement du courrier
    Gérer les prestataires (ménage, transporteurs, maintenance…etc)
    Veiller à ce que chaque collaborateur dispose des conditions matérielles nécessaires (matériel, fournitures, etc.).
    Garant de la bonne gestion des locaux au quotidien
    Aide à l’organisation des séminaires et évènement équipes
    Gestion de la communication services généraux et RH

    AVANTAGES
    CDI à temps partiel (3 jours par semaine)
    Télétravail selon les règles établies par InUse
    Mutuelle d’entreprise (Alan) prise en charge à 50%
    Tickets Restaurant (8€) pris en charge à 50%

    Profil recherché

    Vous avez au moins 2 ans d’expérience à un poste similaire, si possible dans une startup.
    Vous êtes organisé(e) rigoureux(se), minitueux(se) et vous savez prioriser.
    Vous savez faire preuve d’une grande discrétion afin de garantir la confidentialité des informations.
    Bon niveau d’anglais écrit et oral.
    Vous avez des connaissances de base en comptabilité et en ressources humaines.
    Vous maitrisez les outils de bureautique.
    Vous avez des capacités à créer et maintenir une atmosphère amicale et chaleureuse au bureau.

    Déroulement des entretiens

    Entretien avec Philippe, Chief Financial Officer
    Entretien avec Anne-Hélène Scouarnec - HR Advisor
    Echanges avec CEO et équipe InUse

    Découvrez l'équipe

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