Assistant de département

Résumé du poste
CDD / Temporaire(24 mois)
Salaire : Non spécifié
Début : 01 septembre 2024
Télétravail occasionnel
Expérience : > 2 ans
Éducation : Bac +2
Compétences & expertises
Contenu généré
Activités récréatives

Institut des hautes études de défense nationale (IHEDN)
Institut des hautes études de défense nationale (IHEDN)

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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

Mission principale : assister le chef de département de l’Europe et des affaires internationales dans l’organisation quotidienne de son travail.

Activités :

-          Contribuer à l’accueil physique et téléphonique.

-          Contribuer au suivi du budget du DEAI, en liaison étroite avec le bureau des affaires financières et juridiques (BAFJ).

-            Assurer la mise en œuvre, la gestion et le suivi administratif des dossiers de candidature des sessions ;

-            Assurer la gestion des stagiaires et des conférenciers, avec notamment, la prise en charge des dossiers d’indemnités dans le cadre de leur participation aux sessions ;

-            Assurer le soutien logistique (notes logistiques, relations avec le Secrétariat Général…)

-            Soutenir les chargés d’études du bureau par :

Ø  la mise en forme et la valorisation des supports écrits

Ø  l’information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes

Ø  la gestion de l’agenda et des congés du bureau

Ø  le soutien logistique pour l’instruction des dossiers


Profil recherché

Assistant(e) expérimenté(e).

Savoir être : sens relationnel adapté au milieu diplomatique et militaire, esprit d’initiative et rapidité d’exécution, rigueur et organisation, discrétion professionnelle.

Savoir-faire : accueillir et prendre les messages téléphoniques, enregistrer et classer les documents, contribuer à la logistique des activités du département (accueil des participants et intervenants, contrôle des commandes de prestations logistiques…), assurer le suivi budgétaire et comptable.

Connaissances : aisance à l’écrit et à l’oral, anglais (écrit, lu, parlé), gestion documentaire, maîtrise des logiciels de traitement de texte et des tableurs, intérêt pour le milieu de la défense, la diffusion et la promotion de l’esprit de défense.


Déroulement des entretiens

Premier entretien avec le chef du bureau, et un représentant des RH.

Second entretien avec la secrétaire générale.

Dernier entretien avec le directeur et le directeur adjoint.

Tous les candidats présélectionnés réalisent le premier entretien. Un seul candidat réalise les deux autres.

Le recrutement effectif s’effectue a minima 15 jours après acceptation de la proposition financière (en sortie d’entretien avec la direction).

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