Le rôle du poste

Fort de cette croissance, nous recherchons un Office Manager qui s’occupera de toute la gestion administrative et opérationnelle au quotidien.
Le poste prend en compte :
Une partie office management : accueil des candidats, gestion du courrier et des livraisons ainsi que de la partie logistique du bureau (commandes de matériel et fournitures)
Des missions administratives relatives à une telle fonction : facturation, suivi des paiements et recouvrement, gestion des salaires, notes de frais, gestion des contrats de travail et des renouvellements des périodes d’essai
La gestion du volet administratif de notre activité de Formation pour nos clients (relation opco, facturation, devis et conventions)
Gestion du parc informatique, des déménagements, des fournisseurs en tout genre

Si tu rejoins Ignition, tu feras parti(e) du pôle Opérations, pôle garant de l’excellence opérationnelle de la structure.

Un DAF externe chapeaute les sujets financiers d’Ignition Program et les interlocuteurs quotidiens sont les autres membres du pôle Opérations, les dirigeants de la structure et responsables d’équipe.

Objectifs du poste

Phase 1 : 0 à 3 mois

Appropriation et montée en puissance

Tu auras compris l’entreprise et son environnement (business model, organisation interne, nos différents métiers, typologies de nos différents clients et culture générale sur l’écosystème)
Tu auras compris et tu te seras approprié :
nos outils administratifs : mutuelle, ticket restaurant, contrat de travail, médecin du travail
les outils utilisés à date chez Ignition Program pour le suivi financier
les outils administratifs de notre BU formation
Tu auras aidé au recouvrement des factures de notre BU Formation
Tu auras fait un rapport d’étonnement sur les process actuels et fait des propositions d’amélioration des process

Phase 2 : 3 à 8 mois

Consolidation et personnalisation

Tu auras implémenté de nouveaux process afin d’optimiser nos outils : processus de paie, gestion des notes de frais, etc..
Tu auras benchmarké les différents logiciels de gestion ou prestataires indispensables manquants
Tu auras négocié avec ces prestataires et implémenté leurs solutions
Tu auras organisé la logistique d’un séminaire (location des lieux, des moyens de transport, commande des courses), en appui des équipes Ops.

Phase 3 : +8 mois

Le pôle est ce que vous en faites

A moyen terme, il restera quoi qu’il arrive de l’administratif et des sujets de facturation à traiter au quotidien. La professionnalisation de nos process doit justement viser à réduire ce temps opérationnel mais ne pourra l’éliminer. Le temps dégagé permettra ainsi de se pencher sur des missions d’analyses des coûts, d’aide à la rédaction du P&L et de gestion de la trésorerie.

Compétences recherchées

Incontournables

Tu es :
Rigoureux.se
Analytique
Structuré.e
Avide d’apprendre
Force de proposition
Joyeux.se et dynamique

Nice to have
Connaissance du monde de la formation (Opco, école, certifications etc)

Rencontre avec un coach
Rencontre avec l’équipe
Rencontre avec un des fondateurs