Sous la responsabilité de la Responsable commerciale de l'établissement, et en étroite collaboration avec l'équipe commerciale, vous aurez les fonctions suivantes :

1/ Gestion et suivi des prospects

• Réception et renseignement des appels entrants
• Relance des prospects
• Accueil et renseignement des visiteurs sans rendez-vous (ou en débordement)
• Saisie/ actualisation de la CRM
• Envoi de la documentation
• Réapprovisionnement de la documentation commerciale à disposition

2/ Gestion et suivi des candidats

• Réception des Dossiers de Candidature
• Validation /relance éléments joints
• Saisie des Dossiers de Candidature
• Convocation aux tests/concours
• Saisie et transmission des résultats (SMS/courrier)
• Relance des absents
• Classement des dossiers
• Mise à disposition des CV des candidats admis

3/ Organisation et suivi des épreuves d'admission

• Organisation des écrits (surveillances/salles/duplication des sujets)
• Planification des oraux
• Installation des salles (affichage/ mise en place…)
• Accueil /orientation des candidats

4/ Organisation et suivides JPO et autres évènements école

• Organisation logistique
• Accueil du public

5/ Reporting

• Elaboration et suivi des tableaux de fréquentation des JPO/ concours/salons…
• Utiliser les logiciels à disposition et mettre à jour les données
• Réaliser les reporting demandés par la direction de site ou la Direction Générale

6/ Périmètre de la mission commerciale :

Gestion des contrats d'alternance

• Réceptionner / Vérifier / Enregistrer / Classer les LOE et LIR
• Réceptionner / Vérifier / Enregistrer / Classer les dossiers de Contrat d'alternance
• Gérer les correspondances (courriers, envois, copies, …)
• Suivre les dossiers d'alternance (création / mise à jour de la BDD, listing de suivi, livret de suivi)

Suivi administratif et commercial des Dossiers d'alternance hors facturation

• Demandes de renseignements aux OPCA / Entreprises
• Traitement des recours

Secrétariat du Pôle Commercial

• Gestion des appels de demande de renseignements des entreprises,
• Support des appels de demande de renseignements de candidats
• Gestion des appels des clients (entreprises partenaires, salariés en formation)
• Gestion des appels des partenaires institutionnels
• Gestion des courriers/emails (présentation de CV, confirmation de Rdv, …)
• Création / Mise à jour des BDD et de la CRM
• Conception de documents

Gestion administrative

• Edition / Vérification des tableaux des statistiques commerciales / transmission
• Classement / archivage

7/ Soutien des équipes administratives et missions en relais

• Accueil téléphonique et physique
• Ouverture/fermeture des locaux
• Contribution à toutes tâches administratives
• Réponse aux demandes des étudiants et informations sur les événements ponctuels tels que : absence de professeurs, fermeture des écoles pour raisons exceptionnelles