Positionnement :

Au sein d’Hermès Services Groupe, le titulaire reporte hiérarchiquement au Responsable des Services Généraux de Pantin et de manière fonctionnelle au Responsable Pôle Fonctions Transverse (Achats-Contrôle de Gestion-Outils IT), elles-mêmes rattachées au Directeur de la Sécurité Groupe et des Services Généraux

Missions principales :

Assistanat de Direction pour les 2 Responsables : (40%)

• Organisation des réunions et entretiens des Responsables
• Rédaction de comptes-rendus de réunions
• Rédaction de présentations power-point

• Organisation matérielle des événements internes du service : accueils-départs, naissance, commandes de matériels, réunions d’équipes et célébrations diverses (déjeuners, séminaires, incentive, …)
• Consolidation du planning congés annuels d’équipes

Supervision de la facturation des Services Généraux Pantin et du Pôle Transverse : (30%)

• Contrôle des factures de l’entité logistique (vérification des montants et imputations budgétaires) et pré-validation dans l’outil de gestion en collaboration avec l’équipe
• Suivi hebdomadaire des réceptions des factures et relances fournisseurs
• Suivi des litiges et réception des avoirs

Suivi opérationnel des fontaines à eau, distributeurs automatiques, frigos connectés et machines à café sur les bâtiments de Pantin  : (20%)

• Suivi et accompagnement du planning de maintenance (contrôle bonne exécution, respect planning, accompagnement prestataire, …)Interface Client en cas de dysfonctionnements (appel hotline, suivi résolution incident…)

Suivi administratif des plans de prévention en collaboration avec l’équipe maintenance (10%)

• Elaboration et suivi du planning des interventions / travaux
• Coordination des rendez-vous (Prestataires-Donneurs d’ordre-Equipe sécurité)
• Envoi des documents et renseignements sur protocoles
• Contrôle de la validité des dossiers avant interventions / travaux
   

Profil recherché: 

• Formation Bac+2 avec expérience préalable sur une fonction similaire
• Excellentes expressions orales et écrites
• Excellente maîtrise de Word, Excel et Powerpoint (notamment sur le formatage et mise en page)
• Excellent relationnel
• Appétences pour le travail en équipe et sens du service
• Rigueur, autonomie et organisation (souplesse et bonne gestion des priorités)
• Fibre pour la Gestion
• Réactivité et adaptabilité dans l’organisation de son travail
• Qualité du suivi des dossiers : respect des délais, fiabilité des données, anticipation
   

Lieu de travail :

3 jours par semaine : Cité des métiers - rue Auger (Pantin)
​​​​​​​2 jours par semaine : Carrousel - rue Lazare Carnot (Pantin – Pré-St Gervais)