Avec la posture d’un facilitateur(trice) et coordonnateur (trice) , vous avez un rôle central au sein de l’entreprise. Vous veillez au bon fonctionnement de la vie au bureau
Rattaché(e) au pôle fondation, vos missions s’orientent autour de 3 axes :

Administratif :

• Piloter et assurer la réception des commandes, contrôler les versements d’acomptes et paiements des fournisseurs en lien avec les services comptables.

• Tri du courrier, gestion des envois de plis et de courriers,

• Suivi des contrats administratifs (assurances..).

• Assistanat (rédaction de compte rendu .. )

Gestion opérationnelle du bureau :

• Accueil des visiteurs de Helloasso,

• Assurer en lien avec les Ressources humaines dans le cadre du suivi des nouveaux arrivants (processus d’onboarding),

• Achat nécessaire à la vie du bureau et gestion des stocks. Procéder aux opérations d’engagement et au suivi des dépenses de consommables pour le bureau,

• Coordonner les différents prestataires liés au bureau (copropriété, ménage, gestion des déchets, montage de meuble… ).

• Etre Garant de la bonne tenue et organisation des bureaux

Evénements internes :

• Gestion opérationnelle des réunions ponctuelles, mensuelles et de projets.

• Gestion et organisation des événements internes : chasseur (euse) des lieux les plus appropriés en fonction de la nature de l’événement - gestions des prestataires en lien avec l’événement (traiteur, photographe, décoration .. etc), Gestion des invitations, du recensement des participants, du planning de l’événement et de la communication – etc,

• Organisation des déplacements des membres de l’équipe,

• Réservation des salles de réunion.

**Les plus du poste : **

• Tu rejoins une équipe qui travaille dans la bonne humeur et avec bienveillance,

• Tu travailles dans une entreprise solide, dans un secteur qui bouge beaucoup, sur un projet d’ampleur, et qui reste à taille humaine,

• Des locaux à la cité numérique de Bègles, un environnement de travail dynamique.

De part la nature des missions, le poste d’Office manager exige une présence au quotidien dans les locaux de la société. D’autres missions ponctuelles liées à la vie de l’entreprise peuvent vous être confiées en fonction de l’actualité.

Ce poste vous va comme un gant si :

• Vous avez une expérience sur des fonctions similaires d’au moins 2 ans,

• Vous être rigoureux.se et autonome

• Vous êtes organisé.e, motivé.e, proactif.ve

• Vous avez une bonne gestion du stress et des imprévus

• Vous faites preuve de polyvalence

• Vous avez une orthographe impeccable

Premier entretien avec le manager
Deuxième entretien RH