Chargé des frais généraux (F/H)
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Chargé des frais généraux (F/H)

L'entreprise

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  • Bureau d'études et d'ingénierie, Energie, Accompagnement d'entreprises
  • Entre 50 et 250 salariés

Le poste

Chargé des frais généraux (F/H)

Qui sont-ils ?

Fondée en 2010 avec la volonté d’allier économies & écologie, Helexia est expert de la transition énergétique au service des organisations. Nous offrons à nos clients la possibilité de s’inscrire dans une démarche RSE tout en réalisant des économies et ce, quel que soit leur niveau de maturité sur le sujet.

Avec +250 collaborateurs présents dans 8 pays et avec la première famille industrielle et commerciale de France comme principal actionnaire, Helexia est un acteur majeur du marché de la transition énergétique.

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Descriptif du poste

Sous la responsabilité de la Directrice RH France, le (la) Chargé(e) des frais généraux a pour mission de garantir la disponibilité des ressources nécessaires au bon fonctionnement de la société et leur bonne gestion.

Dans le cadre d’une création de poste, le (la) Chargé(e) des frais généraux aura la responsabilité de structurer les process et d’accompagner l’automatisation et la digitalisation des services.

Ses principales responsabilités sont les suivantes sans que cette liste ne soit exhaustive :

➡ Juridique
• Tenir à jour les délégations de pouvoir
• Piloter le process de signature
• Accompagner la gestion documentaire des éléments juridiques de base et leur bonne tenue à jour (en lien avec l’équipe Juridique Corporate) : kbis, statuts juridiques…

➡ Gestion des bureaux
• Assurer une gestion technique optimale (travaux, maintenance, climatisation, éclairage, nettoyage…)
• Assurer la sûreté et la sécurité des personnes et des locaux (consignes incendie, assurances…)
• Gérer l’occupation des espaces avec un sens aigu du service (intégrité du matériel, attribution des bu-reaux, aménagements, déménagements…)
• Piloter et enrichir les services aux collaborateurs (courrier, imprimerie, fournitures, archives, parking …)
• Contrôler la bonne exécution des contrats d’exploitation technique réalisés par des prestataires ex-ternes, gérer les commandes, contrôler les livraisons et la facturation.
• Gestion des parkings et autres modalités de stationnement à proximité des bureaux.
• Participer activement à la politique environnementale (ISO 14001, …)

➡ Gestion de la flotte automobile et des offres alternatives de transport (« vélo de fonction », autopar-tage)
• Commander les véhicules
• Gérer la livraison et la restitution des véhicules
• Traiter les sinistres
• Gérer l’entretien des véhicules
• Piloter le suivi des véhicules déployés au sein du périmètre Helexia et les contrats associés
• Gérer l’abonnement Citiz
• Gérer l’abonnement Tandem (« vélo de fonction »)

➡ Gestion des Equipements de Protection Individuelle (EPI)
• Commander les EPI
• Tenir le stock des EPI
• Mettre à disposition les équipements et mettre à jour l’information dans le SIRH

➡ Gestion des déplacements
• Créer les utilisateurs Egencia
• Gérer les cartes de réduction
• Organiser les déplacements (billets, réservation d’hôtel)

Le (la) Chargé(e) des services généraux encadre la fonction d’office management sur laquelle elle s’appuie pour la réalisation opérationnelle de ses missions. Dans les bureaux de Lyon, il assure également les mis-sions principales d’un office manager :
• Accueil
• Gestion des courriers entrants/sortants
• Préparation à l’arrivée des nouveaux collaborateurs
• Coordination/Diffusion des informations internes et externes liées au fonctionnement des bureaux
• Gestion des fournitures administratives : achat et stock
• Gestion et tenue des locaux

Helexia est certifiée ISO 9001. Dans ce cadre chaque collaborateur s’engage à respecter les procédures en place et à contribuer à l’amélioration continue du système.

En accord avec ses valeurs et dans l’objectif d’aller encore plus loin dans la préservation de l’environnement dans le cadre de son activité, Helexia vise l’obtention prochaine de la certification ISO 14001.

Profil recherché

Pour mener à bien ces missions, vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2/3 dans une formation pertinente au regard des fonctions décrites ci-dessus. Vous pouvez également témoigner de 5 ans d’expérience minimum.

Votre parcours vous a permis d’acquérir de solides compétences en matière de gestion technique de bureaux, de gestion de flotte de véhicule, de gestion des achats indirects, de déploiement de process d’automatisation, etc. Organisé(e), vous pilotez habilement les priorités et projets sur votre périmètre.

Vous avez également développé de solides connaissances sur les outils informatiques requis quotidiennement pour vos fonctions, Excel et le pack Office notamment.

Idéalement, la norme ISO 14001 n’a plus de secret pour vous.

Vos qualités relationnelles vous permettent d’être à l’aise avec différents interlocuteurs, dans des échanges avec les équipes en interne comme auprès des fournisseurs et visiteurs d’Helexia. Votre rigueur, votre organisation et votre sens de la discrétion sont appréciés.

Enfin, vous êtes convaincu(e) que les énergies renouvelables ont un rôle majeur à jouer dans l’avenir et souhaitez être acteur ou actrice de ce changement, vous avez envie de vous investir dans une structure en plein développement, porteuse d’un projet ambitieux et passionnant.

Helexia reconnaît et recrute tous les talents. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

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