Assistant administratif et gestion de la Direction des Systèmes d'Information H/F

Et si vous rejoignez un organisme social et solidaire, en développement permanent ?

Depuis 1969, Hauts-de-Seine Habitat, premier bailleur social du département,  continue à innover et à développer des solutions de logement pour tous, en mettant le locataire au cœur de ses actions.

Rejoindre  Hauts-de-Seine Habitat, c'est intégrer un office  composé de 800 collaborateurs, tous animés par la fierté de travailler pour une mission de service public, dans un organisme portant des valeurs fortes : le sens du service, le sens des responsabilités, l'exemplarité et l'esprit d'équipe.

Nous recherchons des collaborateurs  motivés par notre mission d'intérêt général,  appréciant  le travail en transversal, dans l'objectif de relever ensemble  les défis du logement de demain et atteindre l'entière satisfaction de nos locataires.

Vous recherchez un poste dynamique au sein de la Direction des Systèmes d'Information (DSI) ? Vous aspirez à jouer un rôle essentiel dans la gestion administrative et budgétaire, tout en contribuant à l'efficacité opérationnelle de la DSI ? Alors, cette opportunité est faite pour vous !

Votre mission :

En tant qu'Assistant Administratif et Gestion de la DSI, vous occuperez un rôle central au sein de notre équipe, où vos compétences administratives et de gestion seront mises à profit pour assurer le bon fonctionnement de la Direction des Systèmes d'Information. Sous la supervision de la Directrice des Systèmes d'Information, vous aurez l'opportunité de contribuer activement à plusieurs domaines clés :

• Gestion Budgétaire :
  • Vous serez responsable du pilotage et du contrôle du budget de la DSI, avec l'opportunité d'optimiser l'outil de suivi budgétaire.
  • Vous participerez à la construction budgétaire annuelle, garantissant une allocation efficace des ressources.
  • Vous assurerez le rapprochement des factures fournisseurs et des commandes, tout en maintenant un suivi budgétaire précis.
  • Vous collaborerez étroitement avec le contrôleur budgétaire et le N+1 pour un reporting mensuel transparent.

• Gestion des Investissements :
  • Vous prendrez en charge la gestion des informations de mises en service prévisionnelles, coordonnant les sorties d'immobilisations avec la Direction Financière.
  • Vous élaborerez et collecterez les documents administratifs nécessaires, tels que délibérations et mises au rebut.

• Clôtures Comptables :

Vous participerez activement à la préparation des éléments de clôture comptable en étroite coordination avec les services financiers.

• Marchés Publics - Contrats et Relations Fournisseurs :
  • Vous contribuerez à l'élaboration des cahiers des charges et des documents de consultation pour les marchés publics.
  • Vous coordonnerez les procédures de passation des marchés, évaluerez les offres, et rédigerez des rapports d'analyse.
  • Vous jouerez un rôle central dans la gestion des notifications aux entreprises attributaires, tout en assurant le suivi des contrats de maintenance et des licences utilisées.
  • Vous serez le point de contact pour résoudre les litiges fournisseurs et prestataires, maintenant la documentation contractuelle à jour.
  • Vous participerez activement aux Comités de pilotage opérationnels avec les fournisseurs et partenaires.

• Achats :
  • Vous centraliserez les besoins d'achats de la DSI, effectuerez des demandes de devis, et sélectionnerez les fournisseurs.
  • Vous superviserez les commandes et centraliserez les bons de réception, tout en validant les factures et effectuant l'imputation budgétaire.
  • Vous collaborerez étroitement avec les services comptables pour résoudre les écarts éventuels.
  • Vous préparerez des rapports périodiques sur les dépenses.

• Administration :
  • Vous serez en charge de la gestion du courrier et des appels, de l'organisation logistique des déplacements, et de la gestion des fournitures.
  • Vous veillerez au respect des procédures par les collaborateurs de la DSI et leurs prestataires, notamment en ce qui concerne les achats, les investissements, les arrivées et départs de prestataires, etc.

• Communication :

Vous assurerez la gestion des contacts internes et externes, en maintenant un sens du service de qualité et une notoriété positive pour la DSI.

Diplômé(e) d'un BAC + 2/3 en Assistant(e) de Direction, Assistant(e) de Gestion ou équivalent.

Vous disposez de 10 ans d'Expérience Minimum, dont 5 ans dans une fonction similaire.

Compétences Techniques :

• Maîtrise des Marchés Publics : Une connaissance pointue des procédures administratives liées aux marchés publics.
• Gestion Financière : Des compétences solides en gestion financière pour optimiser les ressources.
• Informatique Avancée : Une maîtrise complète d'Office 365 et des outils informatiques, avec une expertise avancée en Excel.
• Communication d'Excellence : D'excellentes compétences en communication écrite et orale.

Compétences Comportementales :

• Organisation et Rigueur : Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation impeccable et votre rigueur infaillible.
• Adaptabilité et Priorités : Vous faites preuve d'une grande adaptabilité et savez gérer les priorités, même dans un environnement dynamique.
• Esprit d'Équipe : Votre esprit d'équipe est un atout qui favorise la collaboration harmonieuse avec vos collègues.
• Initiative et Autonomie : Vous avez l'initiative de proposer des solutions et l'autonomie nécessaire pour mener à bien vos responsabilités.
• Réactivité et Disponibilité : Vous réagissez rapidement aux besoins de l'équipe et êtes toujours disponible pour apporter votre aide.
• Analyse Perspicace : Votre capacité d'écoute et d'analyse perspicace vous permet de résoudre les problèmes de manière efficace.
• Diplomatie : Vous gérez les relations avec une diplomatie exceptionnelle, favorisant des partenariats positifs.
• Confidentialité Totale : Votre discrétion et votre fiabilité sont incontestées, assurant la protection des informations sensibles.

En intégrant Hauts-de-Seine Habitat, vous bénéficierez :

• D'une carte Up déjeuner
• Du Remboursement à hauteur de 50% de vos frais de transports
• D'une Mutuelle et d'une prévoyance
• D'une prime d'intéressement
• De Prestations du Comité Social et Economique
• De 34 jours de congés annuels
• De la possibilité de télétravailler