Rattaché(e) à la direction de la Production, et plus précisément sous la responsabilité de notre Responsable Back Office, vous travaillerez en étroite collaboration avec le Chef de Projet et l’équipe interne dédiée.

Vous serez l’interlocuteur(trice) privilégié(e) de nos clients et de nos consultants, en externe, sur les aspects administratifs, financiers et logistiques des dispositifs.

Vous serez garant(e) du bon déroulement de la mission, de la qualité des communications internes et externes, mais également du respect des obligations légales liées aux organismes de formation.

I Formation
En charge des obligations administratives en tant qu’Organisme de Formation : convention de formation à destination des clients, attestation de fin de stage des participants, feuilles d’émargement et d’évaluation notamment.

En charge des besoins logistiques nécessaires au bon déroulement des formations :

• Suivi des planifications des participants, paramétrage des classes virtuelles, gestions des invitations participants et des éléments logistiques des formations à distance
• Préparation des kits pédagogiques et envois, pour les formations en présentiel (impressions, reliure, préparation des fournitures, préparation des tablettes si besoin)

En charge de la planification des formations, sur la base du briefing réalisé par le chef de projet et en connaissance de notre pool de consultants formateurs et de leurs spécificités (présentation des missions aux formateurs, vérification de l’adéquation avec leur profil et leurs disponibilités, création du planning des dispositifs à destination des clients)

II Administratif & Financier

• Suivi des achats hors achats digitaux (préparation des bons de commande animation des formateurs, pointage des actions réalisées) sur notre ERP SAP
• Préparation des éléments de facturation client sur notre ERP SAP pour remise à la direction financière

III Suivi projet & Relation Client

• Relation avec le client afin de suivre la logistique et la planification du dispositif
• Aide à la préparation de la synthèse client sur la base des évaluations par les participants des formations
• Support aux formateurs pendant le déploiement de la formation

De formation Bac +2 de type assitant de direction / assistant administratif, vous avez une expérience professionnelle confirmée de 2 années minimum dans l’environnement de la formation ou du conseil idéalement, et avez un fort attrait pour le suivi administratif de projets. Vous maîtrisez les outils bureautiques. La connaissance du logiciel SAP serait un plus.

Vous êtes doté(e) de grandes qualités relationnelles et d’adaptation, d’une bonne capacité d’écoute, d’un esprit de synthèse, et d’un réel sens du résultat. Vous êtes orienté(e) solution, débrouillard et créatif ! Votre réactivité, votre tonicité et votre proactivité vous amèneront au succès dans ce poste.
Enfin, vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre disponibilité.