Vous avez envie de rejoindre une structure qui a du sens et une taille humaine ?

Vous souhaitez apprendre dans un environnement dynamique et qui vous permet de prendre des initiatives ?

Sous la responsabilité du Responsable d’Exploitation, vos principales missions seront :

1.       Achats, relation fournisseurs et saisie des pièces d’achats

►   Gestion des achats : en concertation avec les chefs d’équipe, le responsable d’exploitation et les clients, centraliser les besoins et passer les commandes ;

►   Gestion en flux tendu des stocks de fournitures et d’équipements de l’antenne ;

►   Réceptionner les factures fournisseurs (transmission par la comptabilité) pour validation avec le Responsable d’Exploitation ;

►   Extraction, retraitement et saisie des fichiers fournisseurs nécessaires à la facturation ;

►   Mise à jour du fichier fournisseurs et mise à jour régulières des grilles tarifaires applicables.

2.       Préparation et validation des dossiers de travail

►   Préparer un brief détaillé par opération à destination des chefs d’équipe et, le cas échéant, traiter le fichier informatique des destinataires puis éditer les étiquettes transport et / ou affranchissement ;

►   Produire les moyens nécessaires à la réalisation de l’activité (étiquettes adresse, étiquette transport, commande fournisseur, …) ;

►   Préparer, classer, archiver les dossiers clients et s’assurer de leur mise à jour régulière

►   Être en lien direct avec les clients pour s’assurer de la prise en compte précise de leurs besoins ;

►   Veiller en fin d’opération à ce que les chefs d’équipe remplissent bien les documents de suivi de production requis, pour transmission au Chargé d’Exploitation Back.

3.       Assurer la mise en place des opérations et le suivi clients en lien avec la production

►   Informer les clients de la réception des éléments et de l’avancée des prestations ;

►   Informer les clients et échanger avec eux quotidiennement sur le suivi des opérations en cours : confirmation des réceptions des éléments et transmission des bons de livraison, confirmation des dates de réalisation et de fin d’opération, échange avec le client sur les modalités pratiques de mise en place des opérations ;

►   Tenir à jour les fichiers partagés avec les clients (état des stocks, reporting des volumes quotidiens traités) ;

►   Mise à jour quotidienne du planning des opérations et communication à l’équipe de production ;

►   Préparer et transmettre au client les fichiers de suivi des expéditions de colis : retracer les colis non-reçus, s’assurer de leur réacheminement et de la circulation rapide de l’information avec les clients.

4.       Elaboration des éléments de facturations prestations

►   Elaboration des éléments de facturation clients à partir des dossiers d’opérations transmis par la production ;

►   Suivi, réception et saisie des numéros de bon de commande transmis par les clients ;

►   Saisie dans l’outil comptable des bons de livraisons clients de l‘antenne, pour validation par le Responsable d’Exploitation.

►   Suivi et mise en œuvre de la procédure de relance clients sur les factures en défaut de paiement

5.       Participation au lancement et mise en place d’un système de gestion d’entrepôt (WMS)

►   Apprentissage et montée en compétence sur l’utilisation opérationnelle de l’outil (réception, mise en stock, préparation, contrôle commande, expédition) à l’objectif est que le/la chargé.e devienne l’utilisateur référence (key user) de notre WMS

►   Support des équipes opérationnelles en cas de problématiques rencontrées sur le terrain (débuggage, contact support technique…) avec le/la responsable d’exploitation

►   Formation des nouveaux utilisateurs (salariés permanents et en insertion)

6.      Autres Missions

► En fonction des besoins de l’activité, vous pouvez être amené(e) à travailler avec les chefs d’équipe sur la chaîne de production. Ce poste est à 75% administratif de production et 25% opérationnel sur le site.

Vous aurez à manager un.e assistant.e en alternance.

Processus de Recrutement

►   1 entretien téléphonique RH

►   1 entretien avec la Responsable d’exploitation et l’équipe

Votre formation : BAC + 3/4 technico-commercial et/ou logistique 3 à 4 ans d’expérience dans ces domaines d’activité. Excellente maîtrise du pack office (Excel particulièrement, TCD). Capacité d’organisation et prise d’initiatives. L’expérience d’utilisation d’un WMS serait un plus.

Vos compétences : Maîtrise du pack office (Excel particulièrement, TCD). Capacité d’organisation et prise d’initiatives

Vos qualités relationnelles : Rigueur, autonomie, dynamisme, esprit d’équipe et empathie. Adhésion au Projet Social d’Ares afin de découvrir le monde de ESS.

Votre rémunération :  2.150 € Brut mensuel (39H) + 8€ de tickets restaurant par jour travaillé dont 60% pris en charge par l’employeur. Pass Navigo à 50% + Mutuelle + 6,5 RTT

Nos + :  des formations régulières (journée d’intégration, communication non violente …), un travail passionnant auprès d’équipes engagées pour un même idéal, des perspectives d’évolution de carrière et de mobilité au sein d’un groupe reconnu dans son secteur.