Nous souhaitons dans le cadre d’un accroissement d’activité intégrer une personne rigoureuse et organisée pour appuyer le Pôle Assistance du Développement sur des missions nécessitant méthode et organisation.

Le poste est à pourvoir en CDD de 12 mois dans nos bureaux à Marseille.

40h hebdomadaire / 13 jours de RTT.

Missions et responsabilités

Au sein du Pôle Développement, rattaché(e) hiérarchiquement à l’assistante Développement, le (la) collaborateur(trice) recruté(e) viendra épauler le Pôle Assistance, pour :

Missions principales :

• Tri et distribution du courrier :

  • Courrier entrant : accueil du facteur, scan, distribution et archivage papier ;

  • Courrier sortant pôle Développement et dépôt à la Capitainerie des Docks du courrier du site de Marseille ;

• Impressions et envois postaux de dossiers d’urbanisme (permis de construire, déclarations préalables, autorisation de travaux, …) ;

• Dépôts dématérialisés des dossiers d’urbanisme (permis de construire, déclarations préalables) ;

• Saisie et recoupement rigoureux, dans le tableur Excel de suivi des projets, des étapes d’urbanisme ;

• Mise à jour de SiteTracker (base de données des projets photovoltaïques) ;

• Appui à la gestion comptable : enregistrement, mise à la signature et transmission comptable des devis, commandes et factures.

Missions secondaires :

• Archivage informatique et papier ;

• Recherches internet (mairies et tribunaux administratifs) ;

• Appels aux services d’urbanisme pour suivi de dossiers ;

• Contribution à la préparation des déclarations préalables (insertion d’images, photos) ;

• Préparation et suivi des affichages par les huissiers ;

• Courriers, d’après modèles établis.

• Aide ponctuelle selon besoins du service.

• Bac +2/3 minimum, (BTS ou DUT) ;

• Expérience dans une fonction de secrétariat de 10 ans minimum exigée ;

• Personne impliquée et rigoureuse, ayant de l’expérience dans des emplois similaires, capable d’être autonome rapidement.

• Dotée d’une véritable rigueur administrative nécessaire pour comprendre le métier et appuyer efficacement le pôle Assistance Développement.

• Forte capacité d’adaptation dans un environnement de travail très varié : sens des priorités et de leurs évolutions, gestion des imprévus, délais courts.

• Être à l’aise avec l’environnement informatique : utilisation de Windows, SharePoint, Salesforce et logiciel de facturation au sein du poste (Formation interne assurée sur les logiciels intra-entreprise).

• Orthographe et grammaire impeccables requis.

Compétences

• Bon relationnel - Esprit d’équipe  - Organisation – Rigueur – Réactivité - Autonomie

• Qualités rédactionnelles impeccables

Outils

• Office (Excel, Word et Powerpoint)

• SharePoint