Assistant(e) voyage d'affaires

Nous travaillons dans le secteur de l'éducation médicale. Nous organisons des congrès, en présentiel et en distanciel, des séminaires, des webinaires. Nous publions des journaux médicaux, des livres de médecine. Nous animons des plateformes web sur lesquelles les médecins peuvent venir s'informer sur les actualités de leur discipline et partager sur leur pratique. Nous accompagnons les sociétés savantes, nos clients, toute l'année afin qu'elles puissent permettre aux membres de leur spécialité médicale de se former, de s'informer, de se rencontrer. Des missions essentielles qui leur permettent de faire progresser la médecine et par conséquence les soins apportés aux patients.

Nous sommes très fiers de contribuer à cette chaîne de valeur, qui donne du sens à nos métiers et continue de nous passionner chaque jour depuis plus de 30 ans !

Rejoignez des équipes engagés, expertes et chaleureuses au sein d'une entreprise réputée, agile et innovante où vous pourrez exprimer tous vos talents !

Depuis janvier 2018, il est devenu impossible pour certains industriels de la santé de prendre en charge directement des participants à un congrès. Ils nous confient leur budget et nous nous occupons à leur place de faire venir les professionnels de santé et de gérer tous les aspects logistiques de leur venue : invitation, badge, transport, hôtel, transfert etc.

Au sein d'une équipe de 5 personnes votre mission consiste à leur apporter un support administratif et opérationnel sur les dossiers en cours et ainsi de contribuer au bon fonctionnement du service.

Parmi vos missions :

• Paramétrer la plateforme de gestion opérationnelle

• Contribuer au process de sélection des participants aux congrès

• Envoyer les invitations, suivre les réservations (voyages, allotements, facturation, encaissement, etc.)

• Assurer un helpdesk aux participants (inscription, billetterie, hôtel, transferts)

• Procéder aux différentes relances téléphoniques et emailing nécessaires

• Réaliser des rapports statistiques réguliers sur chaque opération en cours

• Réaliser des rapports finaux financier

• Contribuer à la clôture des dossiers (facturation, remboursements, enquêtes, etc.)

• Vous avez une expérience dans la gestion d'événements internationaux ou dans la billetterie de voyage (agence de voyage d’affaire)

• Vous êtes impliqué(e) dans ce que vous faites, rigoureux(se), et réactif(ve)

• Vous aimez travailler sur un poste aux missions variées et mener de front plusieurs tâches en même temps

• Vous avez un grand sens du service, du travail en équipe et aimez trouver des solutions

• Notre environnement réglementaire est assez complexe. Si vous le connaissez déjà, ce sera un vrai plus !