Description du poste
Epic recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les activités du département Opérations.
L’Assistant(e) administratif(ve) travaillera sous la direction de la Directrice Administrative et Financière en soutien aux projets opérationnels transversaux et internationaux. Ce poste lui permettra d’acquérir de l’expérience pratique dans les domaines de l’administration, de la comptabilité, des ressources humaines et de la gouvernance au sein d’une organisation à but non-lucratif.
Le/la candidat(e) sera amené(e) à travailler dans une équipe engagée dans un environnement international fort. S’agissant d’un poste polyvalent dans une structure à forte croissance, le/la candidat(e) devra également faire preuve de souplesse et d’adaptabilité.
Epic propose un environnement de travail très agréable ainsi que des belles opportunités d’épanouissement professionnel et de développement d’un réseau de contacts. Il s’agit d’une opportunité à ne pas manquer pour rejoindre une organisation innovante qui place l’impact social au cœur de son action.
Responsabilités
L’Assistant(e) administratif(ve) assistera l’équipe Opérations. Ainsi, il/elle :
- Soutenir la rédaction et le monitoring des contrats et des conventions de stage
- Gérer le onboarding et offboarding administratif des salariés et des stagiaires
- Mener les consultations pour l’achat des biens et des services administratifs
- Aider les équipes pour leurs réservations de déplacements professionnels
- Aider à la préparation et à la vérification des notes de frais au besoin
- Préparer les factures et les appels de fonds
- Collecter, organiser et archiver des factures et d’autres pièces comptables
- Assister pour la préparation des dossiers de réunions du Conseil d’administration et toute autre entité de gouvernance
- Rédiger des conventions pour les organisations du portefeuille d’Epic et assurer le processus de distribution, de signature et d’archivage
- Assurer le suivi des engagements contractuels et autre
- Assister dans la préparation du reporting en interne et en externe au besoin
- Mener des recherches et aider à la rédaction des politiques internes
- Organiser des réunions d’équipe et d’autres événements en interne
- Assurer les commandes de fournitures et de services
- Gérer ou aider à la gestion des déclarations et reportings aux autorités, aux donateurs, etc.
- Toute autre tâche qui pourrait lui être attribuée dans le cadre de ses fonctions.
Paramètres du contrat
- Poste basé à Paris, France
- Contrat à durée déterminée de 6 mois, avec possibilité de renouvellement et/ou conversion en contrat à durée indéterminée
- Tickets restaurants pris en charge à 60% et titre de transport pris en charge à 50%
- Poste à pourvoir dès que possible