Missions de la Direction Opérationnelle

La direction opérationnelle (DO) met en œuvre les opérations d’aménagement des établissements publics sur son périmètre et les suit jusqu’à leur achèvement.

Elle est responsable du respect de la qualité, des coûts et des délais dans la réalisation des opérations et gère la relation au quotidien avec les collectivités en vue de la remise en gestion des infrastructures au fur et à mesure de leur mise en service.

La DO conduit, avec les collectivités et les administrations concernées, l’ensemble des procédures nécessaires à la mise en œuvre des opérations, en lien avec la Direction des Affaires Juridiques et Foncières (DAJF) qui pilote la procédure de Déclaration d’Utilité Publique et appuie les DO sur les procédures réglementaires et environnementales tout au long de l’opération.

La DO est chargée d’assurer le reporting sur la réalisation des opérations en assurant la mise à jour régulière des Prévisions à Fin d’Affaire (PFA) et la production des Comptes Rendus Annuels à la Collectivité (CRACL), le cas échéant.

Dés obtention d’un accord politique des collectivités pour lancer les études pré-opérationnelles, elle assure le pilotage des projets d’aménagement en phase pré-opérationnelle et opérationnelle jusqu’à l’achèvement.

En s’appuyant sur la Direction du Développement (DDEV), elle s’assure de la pertinence de la production au regard des attentes du marché et de son rythme d’écoulement. Elle vise à optimiser les calendriers de réalisation dans un contexte de rareté budgétaire.

En s’appuyant sur la Direction Technique (DT) et la Direction de la Stratégie et de l’innovation (DSIN), elle veille à la qualité urbaine, architecturale, environnementale et paysagère des opérations d’aménagement de l’EPA et s’assure du déploiement opérationnel de l’innovation dans un objectif de développement durable du territoire.

En s’appuyant sur la Direction Technique (DT) elle veille à la qualité et au planning de réalisation des espaces publics et ouvrages d’art prévus au sein des opérations d’aménagement jusqu’à la remise en gestion.

Missions principales du poste

L’assistant opérationnel est garant :

> De la bonne organisation des réunions pour les membres de la Direction Opérationnelle et des équipes projet de la DO2 ;

> De l’accompagnement du directeur opérationnel dans le management de la DO ;

> De la formalisation, du regroupement, suivi, contrôle et classement d’un certain nombre d’informations et de documents propres au montage, au pilotage et à l’exécution d’opérations d’aménagement (formalisation des marchés, suivi administratif des travaux, reporting divers…), en accompagnement des équipes projet (chef de projet, ingénieur…) de sa DO ;

Entre les quatre Directions Opérationnelles de l’établissement, l’assistant(e) pourra être amené(e) à remplacer les autres assistants opérationnels H/F pendant les périodes d’absences afin d’assurer la continuité du service.

MISSIONS :

>  ASSISTANCE ADMINISTRATIVE CLASSIQUE ET DE DIRECTION

>  Préparer et organiser les réunions (réservation de salle, convocation, préparation des dossiers), accueil des visiteurs,

>  Gérer l’agenda du Directeur et de l’équipe opérationnelle

>  Organiser le parcours d’acculturation des nouveaux arrivants

>  Traiter le courrier entrant et sortant, suivi du chrono

>  Rédiger, relire et mettre en forme des documents de communication écrite (courrier, compte-rendu, présentation),

>  Regrouper les informations transmises par les membres de la Direction opérationnelle pour la préparation et le suivi des dossiers d’instances internes

>  Organiser les déplacements, suivre les ordres de mission de la Direction opérationnelle et les frais correspondants

>  Gérer les indemnités kilométriques

>  Gérer les commandes fournitures,

>  Assurer le fonctionnement du processus de signature électronique de tous documents (courriers, notes CGeFi, OS, EXE, FF… liste non exhaustive)

>  Assurer le classement électronique et papier de la documentation projet,

> ASSISTANCE DE PROJET

Assistance des équipes projet dans le processus d’achat, dans le cadre des procédures internes :

>  Rédaction et transmission au service achat de la fiche de formalisation et du cahier des charges établi par le chargé d’affaire qui peut être le chef de projet ou l’ingénieur pour exemples

>  Suivi en collaboration avec le chargé d’affaire de l’évolution de la consultation

>  Traitement de la formalisation par saisie dans le logiciel financier (Sifow) et vérification du devis, sous contrôle du Directeur Opérationnel 

>  Création et suivi des demandes d’achat sous logiciel financier Sifow et le cas échéant, demande de transfert de budget sous le contrôle du chargé d’affaire ;

>  Contribution à la rédaction des rapports d’analyse des offres (RAO) établis par le chargé d’affaire, en collaboration avec le service achat,

>  Suivi des tableaux de marchés à lancer, en collaboration avec le service Achats

Phase d’exécution des projets :

>  Réalisation des opérations administratives relatives à la vie des marchés travaux ou Prestations intellectuelles (OS, EXE, accompagnement des chefs de projets dans le suivi des factures, services faits, DI …)

>  Préparation des PV de remise en gestion des ouvrages

>  Traitement des demandes de remboursement dépôt de garantie

>  Suivi des échéances promoteurs dans le cadre des procédures de mise à l’habitation.

>  Suivi des conventions de financement (subventions) : mise en signature, enregistrement, classement, avec le service financier.

De façon générale sur les projets :

>  Selon les projets, suivi des appels de fonds pour les missions de MOD et subventions en interface avec le SF et AC,

>  Contribuer à la mise à jour des outils de pilotage (fiche prestataires et interlocuteur par opération et coordonnées …)

Profil : Issu(e) d’une formation bac+2 avec une expérience significative d’au moins 2 ans dans le domaine de l’assistanat opérationnel.

Une connaissance des procédures des marchés publics et du métier de l’aménagement serait un plus.

Qualités requises : Savoir-faire et savoir-être requis :

> Maîtrise des outils informatiques et bureautiques,

> Bonnes qualités rédactionnelles et orthographiques

> Maîtrise des techniques et méthodes de classement,

> Aptitude et goût au travail d’équipe,

> Bonnes capacités à gérer les priorités et à s’organiser,

> Réactivité et souplesse,

> Bon relationnel

• Présélection des candidatures (CV +LM) reçues par le Service des RH

• Entretien en présentiel avec la Responsable RH et le Responsable hiérarchique direct