Nous recherchons pour notre bureau de Paris un/une Office Manager en CDI, pour assurer le bon fonctionnement de notre espace de travail et accompagner nos équipes au quotidien !

En tant qu’Office Manager, voici un aperçu de vos missions :

Gestion quotidienne des locaux, de l’espace de travail et accueil :

- Assurer le bon fonctionnement des équipements et des espaces communs (cuisine, salles de réunions, lave-vaisselle, machine à café, gestion du réapprovisionnement…)

- Vérification et entretien des bureaux : coordination des interventions de maintenance, veiller à l’entretien des locaux, rangement, gestion des prestataires (bailleur, fleuriste, livraison cookies et fruits…)

- Accueil des visiteurs et gestion des accès

- Réceptionner et traiter les appels téléphoniques

Gestion du courrier entrant/sortant

- Gestion du courrier et des colis (entrée/sortie), répartition du courrier aux interlocuteurs par sujets

- Envoi des factures reçues en format papier à la comptabilité et archivage des courriers

- Gestion des relevés bancaires, achats collectifs et envoi à la comptabilité

Logistique et fournitures

- Gestion des badges d’accès

- Gérer les stocks de fournitures, commande et gestion des fournitures

- Préparation des kits de bienvenue des salariés et stagiaires

- Assurer la logistique (préparation et pendant) les événements, internes ou client (réunions, séminaires, teambuilding, …)

Support Administratif à l’avant-vente

- Mise à jour des documents administratifs de la société et mise à disposition pour l’avant-vente

- Gestion des plateformes fournisseurs (e-attestations, Provigis, …), des plateformes d’achats et gestion du mail AO Paris, du mail contact

Support onboarding et vie d’équipe

- Organiser les séances photos et commander les cartes de visite

- Relation avec notre prestataire IT pour la partie suivi du parc IT et téléphonie : Stockage, réparations, nettoyage et gestion du parc informatique

- Présentation d’onboarding sur les aspects locaux et organisation du bureau

- Proposer des initiatives pour renforcer la cohésion d’équipe. 🎊

En fonction des besoins, d’autres tâches pourront être confiées pour garantir une gestion optimale des locaux

Vous disposez d’au moins 3 ans d’expérience sur un poste similaire.

Vous êtes débrouillard, réactif et appréhendez facilement les imprévus du quotidien dans un environnement international en évolution.

Force de proposition, vous travaillez de façon méthodique, avez un grand sens du service et appréciez le travail en équipe.

La maîtrise de l’anglais oral et écrite est nécessaire pour ce poste..