En quelques lignes :

• Poste : Assistant(e) du président H/F
• Mission Principale : Accompagner le président dans la gestion administrative de ses tâches. L’assistant(e ) du président doit faciliter et optimiser le quotidien du président, en organisant, gérant ,coordonnant le suivi de l’ensemble de ses activités.
• Compétences clés : Adaptabilité, polyvalence, rigueur, pack office, Anglais et Allemand.
• Expérience requise : 5 ans sur un poste similaire.
• Formation : BAC+2 BTS, DUT en assistanat ou langues étrangères.
• Télétravail : jusqu’à 4 jours de télétravail / semaine (région IDF)
• Prise de poste : ASAP

Missions et contexte

Dans le cadre de l’accroissement de l’activité de Directskills et de notre développement à l’international. Les missions, les responsabilités et les engagements du Président sont en croissance constante. Dans ce contexte nous recherchons un/une assistant/e du président afin de l’accompagner et l’appuyer dans ses missions au quotidien.

Bras droit du président, l’assistant du président est responsable de l’organisation, la gestion et la planification de l’emploi du temps du Président, il prépare ses supports de communication et maitrise l’ensemble des sujets passés présents et à venir concernant les clients, la gestion de l’entreprise et les besoins professionnels du président.

Activités :

Les missions principales de l’Assistant(e) du président H/F sont les suivantes :

• Gérer l’agenda du Président : planifier, anticiper, adapter et prioriser au quotidien ses rendez-vous, présentations et réunions, afin d’optimiser la gestion de son temps ;
• Contribuer à la planification de son temps : Contrôler l’avancement des attendus et livrables, produire des alertes et aider à la délégation

• Organiser ses réunions : assurer l’organisation logistique (invitation, salle, matériel, visioconférence, …), préparer les supports : recueillir les données auprès des services, les synthétiser et les mettre en forme et rédiger un compte rendu pour diffusion ;

• Organiser et coordonner la rédaction et la transmission des informations : rédiger des notes et documents à partir de consignes orales ou manuscrites, traduire des documents en anglais et Allemand ; Faire un travail minutieux de relecture des documents: s’assurer de la bonne syntaxe, veiller à l’orthographe et la conjugaison, et apporter une correction le cas échéant

• Organiser des voyages/déplacements en France et à l’étranger et saisir les notes de frais
• À terme, traiter et organiser sa messagerie
• Filtrer ses appels et prendre les messages ;
• De manière générale, anticiper les besoins du Président de manière proactive

Dans ses relations internes, l’Assistant(e) du président H/F sera en relation avec les membres du comité de direction et sera amené(e) à collaborer avec eux.

L’Assistant(e) du président sera amené à échanger avec l’intégralité des collaborateurs de l’entreprise en fonctions des activités du président.

Dans ses relations externes, l’Assistant(e) du président sera amené à être en contact avec les différents fournisseurs et prestataires de l’entreprise (Cabinets conseils, juridiques etc) ainsi que ponctuellement avec les Clients.

Formation type / expérience / rémunération

• Bac + 2 minimum BTS, DUT
• Vous disposez de 5 ans minimum d’expérience en tant qu’Assistant de Président ou de Direction
• Vous avez un excellent niveau d’anglais à l’oral et à l’écrit (B2 minimum)
• Vous maitrisez également une deuxième langue, idéalement l’allemand (B2)

Compétences requises pour le poste

Compétences acquises à l’embauche :

Compétences métiers

• Anglais : Excellente maitrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit
• Allemand : Maitrise de l’allemand à l’oral et à l’écrit
• Capacités rédactionnelles en français
• Maitrise des techniques de prises de notes
• Connaissance en gestion administrative
• Maitrise des outils de bureautique : Pack Office

Soft skills

• Rigueur, organisation et polyvalence
• Autonomie
• Capacité d’adaptation
• Réactivité, sens de l’anticipation et des priorités
• Esprit de synthèse et d’analyse
• Aisance relationnelle
• Respect des obligations de loyauté, de confidentialité et de discrétion absolues, en particulier pour ce qui est des aspects confidentiels de ses missions et du secret des affaires

Compétences maîtrisées à l’embauche ou acquises à l’issue de la période d’essai :

• Connaissances complètes de l’environnement Directskills (entreprise, organisation, clients) ;
• Culture informatique générale avec maîtrise des outils utilisés par la Société pour la gestion des tickets, le partage des connaissances, etc. tels que « SharePoint » ou « Confluence » …

• Préqualification téléphonique RH
• Test anglais - Test allemand
• Entretien Responsable RH
• Entretien Président