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Assistant.e Administratif.ve Scolarité

CDD / Temporaire(12 à 14 mois)
Paris
Salaire : 2K à 2,2K € par mois
Début : 15 septembre 2024
Télétravail fréquent

Learning Planet Institute
Learning Planet Institute

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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

EURIP est une École Graduée qui regroupe le Master AIRE (Approches Interdisciplinaires et Innovantes de la Recherche et de l’Enseignement, Université Paris Cité) et l’École Doctorale FIRE (Frontières de l’Innovation en Recherche et Éducation, Université Paris Cité), Le Master AIRE est un programme hébergé au Learning Planet Institute (anciennement le CRI), axé sur les sciences de la vie, de l’apprendre, et du numérique, avec un focus sur les Objectifs de Développement Durable.

Ce programme international de deux ans accueille chaque année environ 100 étudiant.e.s. Il s’articule autour d’enseignements interdisciplinaires, séminaires et projets, ciblant les futur·e·s chercheur·se·s et entrepreneur·se·s dans ces domaines. Son cursus innovant propose un apprentissage par la pratique (learning-by-doing) basé sur plusieurs stages en laboratoire, en start-up et/ou en entreprise. Il s’appuie sur des approches en sciences ouvertes, des projets collaboratifs et une pédagogie basée sur la résolution de défis.

L’assistant.e administratif.ive a une mission de gestion, coordination, et information au sein de la Graduate school EURIP, et principalement au niveau master: à l’interface entre les étudiant·e·s, les enseignant·e·s, l’équipe pédagogique EURIP, le Learning Planet Institute et l’Université de Paris Cité. Il.elle est capable d’assurer l’organisation matérielle du master, d’accompagner les étudiant·e·s et les enseignant·e·s dans leurs procédures administratives et d’assurer la relation administrative avec les différentes instances de l’université de Paris. Référent.e pour le master, l’assistant.e administratif.ve met en œuvre ses compétences pour fluidifier les processus et veiller à leur qualité.

Les missions :

Scolarité

  • Gestion administrative des étudiant·e·s (courriers d’admission, suivi des inscriptions, des conventions de stage, feuilles de présences, édition des attestations de réussite, relevés de notes, bourses, suivi de l’apprentissage)

  • Point de contact quotidien pour les étudiant·e·s

  • en liaison avec les référents pédagogiques :  transmission d’informations aux étudiant·e·s et aux enseignant·e·s: calendriers, jurys, invitations, demandes de documents administratifs, accompagnement dans les procédures

Administration

  • Gestion administrative des enseignant·e·s : saisie sur OSE, suivi des dossiers de vacation, contrats, états des heures, rémunération

  • Organisation et maintien à jour des dossiers de référence MASTER AIRE EURIP

  • Gestion et consolidation des données du master [suivi longitudinal des étudiant·e·s, réponses aux enquêtes administratives]

  • Contribution au reporting annuel du Master.

Interface avec l’Université de Paris et les organismes internationaux concernant la diffusion de l’information sur le master :

  • Suivi et mise en œuvre des procédures réglementaires (inscriptions, jury, PV de notes, conventions de stage, statistiques…)

  • Vérification et amélioration du référencement du master (Campus France, sites universitaires)

  • Gestion de la FAQ du site Web, actualisation annuelle des informations

Logistique :

  • Gestion du planning et des outils de coordination (Google Drive, environnement numérique de l’Institut).

  • Organisation logistique des réunions et gestion des salles

  • Mise en œuvre opérationnelle de la campagne de recrutement et des candidatures, organisation des entretiens de sélections

  • Gestion des courriels Master Aire

  • Organisation des soutenances de stages

  • Organisation et suivi  des missions (ordres de mission, commandes pour les transports, états de frais, remboursement)

  • Participation à la préparation et au déroulement des événements, responsabilité des commandes et de la mise en place en appui des référents pédagogiques

  • Gestion des commandes du master AIRE

Nous proposons un contrat de droit public avec l’Université Paris Cité d’1 an dans les locaux du Learning Planet Institute, dans le Marais à Paris.


Profil recherché

Savoir faire:

  • De formation administrative - niveau de formation Bac + 3 avec une expérience professionnelle de 2 ans minimum

  • Anglais courant

  • Maîtrise bureautique (suite Google,  Microsoft office, base de données), emailings, outils collaboratifs)

  • Expérience du monde de l’éducation supérieure / université préférable

Savoir être

  • Sens de l’organisation, gestion des priorités et qualités rédactionnelles

  • Forte capacité d’adaptation

  • Prise d’initiatives et autonomie

  • Goût pour le travail d’équipe

  • Sens de l’accueil et bon relationnel

Nous nous engageons à effectuer des recrutements aussi inclusifs que possible. Nous nous basons donc uniquement sur votre personnalité et vos compétences pour la sélection.

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