• Suivi administratif :
• • Compléter les trames des contrats et les plans de prévention,
  • Aider au suivi des sinistres multirisque et dommage ouvrage, relance assurance,
  • Produire les demandes d'autorisation travaux clients et tenir à jour le tableau de suivi des DAT, honoraires accessoires,
  • Aider à l'organisation des calendriers de visites techniques, expertises, huissiers, états des lieux…
  • Réaliser les correspondances, envoi duplicata factures, courrier relance CA, mise à jour assurance locataires, relances vérifications réglementaires, réception des contrats d'entretiens, plans de préventions, décret tertiaire…
  • Gérer les courriers entrants et sortants à travers le dossier « courrier » du réseau,
  • Suivi des data rooms des sites en gestion : tenir à jour les dossiers sur le réseau informatique,
    

• Interlocuteur privilégié pour les fournisseurs et locataires :
• • De fournir les réponses de premier niveau aux appels téléphoniques reçus, en fonction du niveau d'autonomie sur les questions posées,
    
    

• Suivi des règlements fournisseurs :
• • Faire référencer les fournisseurs selon les exigences CBRE,
  • Produire les bons de commandes et suivre les étapes jusqu'à la parfaite facturation,
  • Suivre le traitement des factures, intégration des factures d'huissiers, honoraires, syndic, taxe foncière et assurances, taxe bureaux dans nos logiciels comptables.
    
    

• Assistanat copropriétés et directions de centre (si applicable dans la répartition des portefeuilles) :
• • Pour les sites où nous représentons notre client au sein d'une copropriété : préparer la trame des consignes de vote d'assemblée générale, envoi des documents aux clients et au syndic et mise à jour du tableau de suivi,
  • Pour les sites où CBRE gère la copropriété : apporter une assistance administrative au gestionnaire copropriété
  • Directions de centre : assistanat pour le suivi des factures et administratif

Diplômé d'un Bac +2, vous avez un bon esprit d'équipe, vous êtes autonome et très réactif/ve.

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