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Assistant(e) de Direction / Office Manager H/F

CDI
Paris
Salaire : Non spécifié
Télétravail non autorisé
Expérience : > 2 ans
Éducation : Bac +2

CBRE
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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

Rattaché(e) à l'équipe de direction composée de trois directeurs, votre principale mission consiste à assister l'ensemble de l'équipe, composée d'une trentaine de collaborateurs, dans leurs missions quotidiennes et de veiller à la bonne organisation générale du service. Vous travaillez au sein d'une équipe à taille humaine et au sein d'un groupe d'envergure international.

Dans ce cadre, vous serez en charge des missions suivantes :

Gestion de l'assistanat de l'équipe transaction, finance et juridique :

§ Gérer les agendas et les contacts de l'équipe,

§ Préparer et organiser les réunions et rendez-vous internes et externes, préparer des comptes-rendus, organiser les déplacements nationaux et internationaux de l'équipe et autres réservations

§ Assurer le suivi des notes de frais,

§ Aider dans la préparation des dossiers de présentations,

Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l'archivage et au classement des documents

§ Suivi de la facturation et des encaissements en relation avec les équipes comptables basées au Pays Bas

§ Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations évènementielles,

Gestion des services généraux (en relation avec le groupe CBRE)

§ Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et gérer les stocks

§ Relation aux prestataires, pour recevoir ou passer des commandes

§ Gestion de la flotte automobile en relation avec la société de leasing

§ Gestion des moyens et équipements consacrés au fonctionnement et à l'aménagement des locaux de travail

§ Assurer de manière générale 'les services aux occupants' (i.e. accueil, courrier, impression, téléphonie…)



Profil recherché

Issu(e) d'une formation supérieure Bac +2 minimum orientée administration/gestion (type BTS gestion des entreprises ou DUT Gestion et Administration des Entreprises…) vous possédez au minimum 3 ans d'expérience sur une fonction similaire idéalement acquise dans le secteur de l'immobilier et/ou de l'hôtellerie.

Vous êtes réactif(ve) et dynamique, vous avez un bon contact relationnel et téléphonique et un esprit d'équipe développé.

Vous êtes autonome, rigoureux(se), organisé(e).

Vous avez par ailleurs le sens des priorité et faite preuve d'un une grande capacité d'adaptation.

Vous maîtrisez l'ensemble du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et possédez un niveau d'anglais courant, à la fois à l'oral et à l'écrit.

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