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Office Manager

CDI
Paris
Salaire : Non spécifié
Télétravail occasionnel
Expérience : > 6 mois

Alma
Alma

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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

Depuis notre démarrage, notre croissance est exponentielle : chaque mois, des centaines de nouveaux marchands installent notre solution et des dizaines de milliers de nouveaux clients utilisent Alma pour la première fois. Cette croissance implique alors une forte charge organisationnelle et logistique, afin d’accompagner Alma et ses 120 salariés au quotidien.

Pour la bonne gestion de nos bureaux de Paris, de Lille et de Rennes, et ce, au plus près des équipes, tu auras à ta charge les missions suivantes :

Office Management :

  • Accueil physique et téléphonique
  • Gestion du courrier
  • Réception des livraisons
  • Accueil et coordination des prestataires extérieurs (gestion du frigo connecté, services de ménage, interventions sur site, gestion du tri des déchets, etc.)
  • Gestion des prestataires et des achats pour les trois bureaux d’Alma en France (Paris, Lille et Rennes) : fournitures de bureau, consommables, mobilier, etc.
  • Veiller au bon ordre et au bon état général des locaux

Administration :

  • Gestion de l’agenda des membres du Top Management
  • Gestion des déplacements professionnels de nos salariés (réservation des billets, des hôtels, etc.)
  • Soutien administratif auprès de l’équipe comptable (gestion des notes de frais, facturation, etc.) et de l’équipe RH (suivi des remboursements Navigo, etc.)
  • Gestion globale du matériel informatique d’Alma

Vie du bureau :

  • Gestion de l’onboarding des nouveaux salariés d’Alma (préparation du matériel, mise à disposition des accès métiers, accueil sur site, prise en mains des outils, etc.), ainsi que de l’offboarding.
  • Organisation d’évènements internes (team building, séminaires, évènements de convivialité, etc.)

Profil recherché

Alma est le bon fit pour toi si tu es :

  • Organisé(e) et rigoureux(se) : tout en étant autonome, tu es méthodique et tu disposes de bonnes capacités rédactionnelles.
  • Débrouillard(e) et dynamique : on dit de toi que tu es un véritable couteau-suisse, rien ne te résiste !
  • Ouvert(e) et sympathique : tu es doté(e) d’une énergie positive et tu as le sens du contact.
  • Réactif(ve) et polyvalent(e) : ta capacité d’adaptation est la clé pour relever ce défi.
  • Curieux(se) : tu as soif d’apprendre et de découvrir de nouvelles choses.
  • Expérimenté(e) : tu disposes d’une première expérience en tant qu’Office Manager, idéalement dans une entreprise en croissance
  • Tu maitrises à la fois le français et l’anglais, à l’écrit comme à l’oral

Déroulement des entretiens

  • Un premier call avec l’un des Talent Acquisition Managers de l’équipe
  • Un échange en visio avec notre Office Manager
  • Un échange en visio avec Guillaume, DG d’Alma
  • Et un team fit ! 🙌

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