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ALTERNANCE Office manager

Résumé du poste
Alternance(12 mois)
Boulogne-Billancourt
Salaire : Non spécifié
Début : 01 septembre 2024
Télétravail fréquent
Éducation : Bac +3
Compétences & expertises
Contenu généré
Stratégie commerciale
Comptabilité
Gestion des ressources humaines
Gestion des fournisseurs
Compétences en communication
+4

Agence Mieux
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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

Vie de l’agence

  • Être l’interlocuteur.trice privilégié.e des collaborateurs de l’agence et répondre à leurs besoins

  • Assurer une bonne gestion des stocks de fournitures et équipements divers

  • Être garant.e du bon état des locaux que nous occupons

  • Assurer l’accueil physique des visiteurs (clients, candidats, etc.)

  • Participer au soutien logistique des événements internes tels que les séminaires

  • Gérer les clés de l’agence, le parc informatique (relation avec le DSI et gestion des imprimantes) et le parc automobile

  • Participer au suivi des différents projets RSE internes : bilan carbone, labellisations Great Place To Work et Positive Company, achats responsables, partenariats avec des associations, entreprise à mission, etc.

  • S’acculturer au secteur de la communication RSE (fresques, veille, mécenat de compétences, formations…)

Administration & ressources humaines

  • Effectuer le reporting des congés et informer l’équipe

  • Gérer les variables des fiches de paie et établir les contrats de travail avec leurs pièces administratives, suivi et archivage

  • Gérer les titres-restaurant (TR) ainsi que suivre les notes de frais et archiver les documents

  • Assurer la conformité RGPD et coordonner la médecine du travail

  • Suivre le mécénat de compétences et monter les dossiers de formation

  • Gérer la mutuelle, la prévoyance et les assurances

  • Organiser les déplacements et réserver les billets de train

  • Diffuser les offres de recrutement

Comptabilité et gestion

  • Établir les devis, les factures clients et les bons de commande pour les prestations

  • Transmettre les documents à la comptabilité, effectuer le reporting et suivre les paiements

  • Référencer les fournisseurs

Activité commerciale

  • Monter les dossiers administratifs pour les appels d’offres

  • Préparer les accords de confidentialité (NDA)

  • Aider à la préparation et à la présence lors des salons

  • Être la personne de contact avec les prestataires et les fournisseurs


Profil recherché

Vous êtes :

En Bac +3 d’une formation en administration, gestion, ressources humaines ou équivalent

  • Vous justifiez d’une expérience préalable dans un rôle similaire

  • Vous savez mener avec succès des projets en autonomie

  • Vous êtes organisé.e et savez gérer plusieurs projets en même temps

  • Vous aimez le travail en équipe, et êtes reconnu.e pour votre aisance relationnelle, et vos qualités de collaboration avec des interlocuteurs variés

  • Vous démontrez d’excellentes compétences en communication écrite et verbale

  • Vous savez faire preuve d’initiative et de rigueur

  • Vous maîtrisez l’anglais, à l’oral comme à l’écrit

  • Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

  • Vous faites preuve de discrétion et de respect de la confidentialité


Déroulement des entretiens

  • Un entretien avec un.e chef.fe de projet 

  • Un entretien avec le fondateur et / ou son associée

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