Už nikdy na nic nezapomenete! 7 tipů, jak si správně vést poznámky

Dvouhodinová ranní schůzka, oběd s klientem a na závěr dne pauza na kafe s vaším šéfem. Během dne mluvíte se spoustou lidí a musíte si zapamatovat velké množství informací. Další den si nejspíše nevzpomenete ani na polovinu. V tu chvíli si řeknete: „Ale ne! Kdybych si tak dělal(a) poznámky.“ Pokud si sepíšete pár přehledných poznámek, můžete si tak ušetřit nervy, až se budete snažit si vzpomenout na vše, na co přišla řeč. Jak si ale udělat poznámky, které vám opravdu pomohou?

1. Vyberte si správné místo

Když jdete na schůzku nebo konferenci a chcete si vést poznámky, nechte si chvíli rezervu a přijďte dříve. Můžete si tak vybrat správné místo. Pokud se schůzka koná ve velké místnosti, posaďte se tak, abyste dobře viděli a slyšeli všechny mluvčí. Nebudete mít tak problém sledovat, o čem je řeč.

2. Zvolte ty pravé nástroje

Rozhodněte se, zda budete používat poznámkový blok, smartphone, počítač či tablet. Můžete si vybrat digitální nebo tradiční způsob. Nejlepší je zvolit si pomůcky, se kterými se vám nejlépe pracuje, ale pamatujte na to, že digitální nástroje mají několik výhod:

• Pokud máte po schůzce sepsat zprávu, ušetříte čas, když nebudete muset přepisovat svoje poznámky z papíru.
• Poznámky v digitální podobě vám také dovolují si práci průběžně ukládat a organizovat. Navíc jsou snadněji dohledatelné. V případě papíru se vám může lehce stát, že ho někde ztratíte či založíte.
• Digitální poznámky jsou také užitečné, když potřebujete sdílet informace a chcete, aby je ostatní mohli komentovat. Snadno naleznete bezplatný online software, který vám usnadní zadávání, organizování a sdílení informací prostřednictvím e-mailu, jako je třeba populární Evernote, Google Keep nebo Onenote.

A co takhle diktafon? Pokud dáte svým kolegům vědět předem a nebudou s tím mít problém, proč ne? Může být nedocenitelný, když se setkáte s technickým žargonem nebo si potřebujete znovu projít konkrétní citace nebo úryvky.

3. Soustřeďte se!

Naslouchání a soustředění jsou pro psaní užitečných poznámek nejdůležitější. Když si budete pouze zapisovat slova či fráze, aniž byste věděli, co znamenají, bude to k ničemu. Nemůžete použít nebo si jen poznamenat nějaký nápad, pokud mu nerozumíte. Než abyste si ve spěchu zapisovali vše, co uslyšíte, počkejte, než pochopíte pointu, a pak si ji zapište vlastními slovy.

4. Zaznamenávejte si pouze to důležité

Pokud nejste stenograf, nezvládnete si zapsat každé slovo, které uslyšíte. Místo toho si zapisujte smysluplná klíčová slova a používejte zkratky, kupříkladu P jako práce, ASAP pro věci, co je potřeba rychle vyřídit, nebo !! pro nejdůležitější informace. Pro inspiraci se podívejte na online slovníky zkratek.

Nezapomeňte si poznamenat veškeré praktické informace, na které byste snadno zapomněli, jako jsou deadliny, lidi, které máte kontaktovat, různé procesy atd.

5. Uvědomte si, proč si poznámky vedete

Abyste věděli, jak detailně si poznámky vést, měli byste si určit, k čemu vám mají sloužit. Musíte sepsat desetistránkovou zprávu? V takovém případě si toho zapište co nejvíce. Potřebujete pouze stručné a výstižné shrnutí? Pak platí, že čím více budete mít poznámek, tím hůře se vám v nich bude něco hledat. Udržte si nit a snažte si utřídit svoje nápady.

6. Poznámky si utřiďte

Ať už si děláte poznámky na papíře, nebo na počítači, přemýšlejte nad tím, jak si je rozvrhnout. U informací, které si budete potřebovat dále ujasnit, jako jsou jména, data nebo kontaktní informace, si nechejte rezervní prostor.

Neváhejte si také zvýraznit klíčové informace. Snadněji tak naleznete důležité body, když si pak budete poznámky zpětně procházet.

7. Vraťte se k nim co nejdříve

Kujte železo, dokud je žhavé. Jakmile schůzka, pohovor nebo konference skončí, svoje poznámky si projděte a doplňte, co je třeba. Vraťte se k tomu, co vám nebylo jasné, a zkuste vyplnit prázdná místa. Přepište cokoliv, co nemůžete přečíst. Pokud máte ze schůzky sepsat zprávu, neodkládejte ji. Vaše paměť je vaším nejlepším přítelem. Čím více času uběhne, tím náročnější bude se k poznámkám vracet.

Není těžké vytvořit si přehledný a efektivní poznámkový aparát. Jen si ujasněte, co se od vás očekává a k čemu budete poznámky používat. Nezapomeňte se připravit a během konverzací se co nejvíce soustřeďte. Pokud nejste na takovýto přístup zvyklí, procvičte si ho. Čím více budete mít zkušeností, tím budou vaše poznámky přehlednější a efektivnější.

Překlad: Jindřich Klimeš

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.