Zaberajú vám aj banálne rozhodnutia priveľa času? Vieme prečo!

Mnohí z nás vplyvom krízy koronavírusu zmenili svojej priority. Či už ste práve v plnom pracovnom nasadení, alebo ste sa čiastočne ocitli bez práce, stavíme sa, že ste si rýchlo uvedomili, ako ste predtým hodiny otáľali s rozhodnutím, ktoré nebolo až také podstatné: Akú farbu si nastavím na pozadí? Oblečiem si modrú alebo bielu košeľu na prezentáciu pred klientmi? Mám na konci emailu napísať „Ďakujem” alebo „S pozdravom”? Našli ste sa v tom? Potom na vás platí Parkinsonov zákon.

Autorom tejto myšlienky je britský spisovateľ Cyril Northcote Parkinson a zakladá sa na jednoduchom princípe: stále viac času venujeme triviálnostiam na úkor dôležitých problémov. Prečo je to tak? Ako si nelámať hlavu nad niečím, čo nie je hodné hodín premýšľania? Poďme si to vysvetliť.

Parkinsonov zákon

V roku 1955 prišiel spisovateľ Cyril N. Parkinson s teóriou, ktorá nesie skromný názov: „Parkinsonov zákon. Každá práca trvá tak dlho, koľko času máme k dispozícii.“ K tvorbe teórie Parkinsona inšpirovali vlastné skúsenosti z britskej štátnej služby. Teória hovorí, že ak máme na určitú úlohu týždeň, bude nám to trvať týždeň. Ak sú k dispozícii dva týždne, úloha bude splnená o dva týždne.

Po prvýkrát o tomto zákone písal časopis The Economist a zaujal predovšetkým ľudí pôsobiacich v oblasti manažmentu. Myšlienkou teórie je, že na to, aby sme nejakú úlohu dokázali efektívne dokončiť, musíme si stanoviť termín a pripraviť plán. Ak stojí pred vami nezáživná úloha, situáciu vám uľahčí presne stanovený termín jej dokončenia. Je tiež dôležité si časovo najnáročnejšie úlohy naplánovať a rozdeliť ich na viaceré etapy. Na základe tohto zákona vytvoril Cyril N. Parkinson rôzne princípy, pričom jeden z nich väčšina ľudí pozná pod názvom zákon triviality.

Parkinsonov zákon a jeho malý brat – zákon triviality

Zákon triviality nadväzuje na Parkinsonov zákon. Tým, že sa dlho venujeme riešeniu nepodstatných vecí, nám v konečnom dôsledku ujde čas potrebný pre riešenie tých dôležitejších. Pri tvorbe teórie si autor predstavil fiktívny výbor, ktorý má rozhodnúť o dvoch veciach: schválenie výstavby jadrového reaktora a vytvorenie prístreška pre bicykle elektrárne. Kým otázka o výstavbe reaktora bola za pár minút vybavená, prístrešok na bicykle rozpútal viac ako hodinovú debatu. Ako je možné, že sa tak dlho venujeme riešeniu banálnych vecí?

Je to jednoduché. Je ľahšie zaoberať sa menej podstatnými vecami než zložitejšími témami. Počas spoločného rozhodovania chce každý, samozrejme, ukázať svoju pridanú hodnotu. Čím sa o téme ľahšie diskutuje, tým viac ľudí bude môcť vyjadriť svoj názor. Parkinsonova teória ilustruje, ako sa chce každý o prístrešku vyjadriť, pretože ide o jednoduchú tému. Naopak, v prípade jadrového reaktora musíte byť odborník. Nikto sa neodváži vyjadriť zo strachu, že nemá na to dostatočné vedomosti. Ľudia sa k menej podstatným otázkam vyjadrujú oveľa radšej preto, lebo riešenie tých zložitejších si vyžaduje odbornejšie znalosti, čím v konečnom dôsledku zostanú nepovšimnuté.

Zle naplánovaný harmonogram… najmä na poradách

Zákon triviality ukazuje, ako sa môžu porady premeniť na skutočnú pohromu. Pozrime sa na štúdiu spoločností Barco a Circle Research z roku 2018, ktorej sa zúčastnilo približne 3000 administratívnych pracovníkov z ôsmich krajín. Podľa opýtaných bolo užitočných len 44 % času stráveného na poradách. Spoločnosť Barco sa zaoberá digitálnymi zobrazovacími technológiami a v spoločnosti Circle Research sa venujú marketingovým prieskumom pre firmy. Zákon triviality ešte lepšie ilustruje aj ďalšia skutočnosť z výskumu. Ukazuje sa, že 26 % času na poradách ľudia zdvorilostne konverzujú alebo sa venujú témam, ktoré nie sú predmetom porady. Podľa štúdie majú porady ideálne trvať 21 minút, no my na nej strávime priemerne 48 minút.

Obavy zo zlého rozhodnutia

Zákon triviality sa netýka len firemných rozhodnutí. Je to rovnako našou individuálnou záležitosťou. Pokiaľ ide o zdanlivo triviálne rozhodnutie, často sa spoliehame na náš úsudok, ktorý je subjektívny. Ak budeme musieť napríklad zorganizovať tímovú poradu, pri výbere vhodného času stretnutia sa budeme orientovať na základe toho, čo sami považujeme za najlepšie. Objektívne neexistuje ani dobrý, ani zlý čas na poradu. Dobre naplánované a zorganizované stretnutie sa namiesto piatka môže odohrať aj v pondelok o 11.00 alebo v utorok o 16.00. Napriek tomu sa budeme hodiny mučiť touto otázkou. Pretože „najlepší čas“ objektívne neexistuje, ľudia sa môžu spoliehať iba sami na seba a mať obavy zo zlého rozhodnutia.

Psychologička Isabelle Falardeau, ktorá na túto tému vydala vo francúzštine knihu Sortir de l’indécision (Zbavte sa nerozhodnosti, pozn. prek.), vysvetľuje, že naša neschopnosť prijať rozhodnutie pramení zo strachu, že sa niekomu naše rozhodnutie nebude páčiť alebo že zlyháme. To priamo súvisí s nedostatkom sebadôvery. Nedostatok sebadôvery spôsobuje takmer panický strach zo zlyhania, hoci nič správne alebo nesprávne neexistuje. Jedným z ďalších dôvodov je aj široká škála možností, ktoré nám dnešný svet ponúka, čo nás pri rozhodovaní aj o tej najmenej podstatnej veci paralyzuje.

Jedným z efektívnych spôsobov, ako sa utvrdiť vo svojich rozhodnutiach, je pýtať sa druhých na ich názor. Preto sme konfrontovaní so zákonom triviality. Pri jednoduchých témach sa vyplaví množstvo názorov, aj protichodného charakteru, čo nám zaberá náš vzácny čas a necháva nás na pochybách.

Nenechajte sa uniesť triviálnosťami

Základom je dobrá organizácia

Ak nechcete príliš strácať čas nepodstatnými záležitosťami, je dobré vytvoriť si rutinu. To znamená naplánovať si deň, stanoviť si veci, ktoré sú dôležité, alebo majú byť dnes vybavené, a zároveň si určiť maximálny čas, kedy sa úlohám budete venovať. Nepodstatné veci vybavíte, ak vám na ne zostane čas. Použite tento postup aj na porade. Napíšte si časový plán, začnite „najväčšími“ témami a vynechajte zbytočnosti. Koniec koncov, najlepším spôsobom, ako si zachovať čistú hlavu pri rozhodovaní sa o zbytočnostiach, je nechať si celú vec pre seba.

Dôverujte svojim rozhodnutiam, bez ohľadu na ich dôležitosť

Profesor Ed Batista z Graduate School of Business v Stanforde vo svojom článku publikovanom v Harvard Business Review hovorí, že neexistujú ani dobré, ani zlé rozhodnutia. To treba mať pri rozhodovaní na pamäti. „Utešovať sa, že sme urobili to najlepšie rozhodnutie, nám negarantuje, že budú veci z dlhodobého hľadiska dobre fungovať. Rovnako ani menej optimálne riešenie nás nemusí automaticky odsúdiť na neúspech alebo nešťastie. To, či sme sa rozhodli správne, ukáže až čas (v priebehu dní, mesiacov a rokov),“ dodáva profesor.

Ak budete mať nabudúce pocit, že sa zaoberáte triviálnosťami príliš dlho, spýtajte sa sami seba, či je výsledok pre vás až taký podstatný. Budú dôsledky môjho rozhodnutia o pár rokov vôbec dôležité? Je to nezvrátiteľné? Ovplyvním tým niečo zásadné? Ak ste si odpovedali nie, je čas pohnúť sa vpred. Ed Batista sa domnieva, že je lepšie sústrediť sa na samotnú povahu úlohy až vtedy, keď prijmeme rozhodnutie. Týmto spôsobom sa môžete uistiť, že bola vaša voľba správna. Spomeňte si na príklad o poradách. Nelámte si hlavu a termín proste vyberte. Následne všetko čo najlepšie pripravte, bez ohľadu na zvolenú hodinu.

Jednoduché veci, ako napríklad výber medzi bielou a modrou košeľou, nám dlho trvajú preto, lebo im prikladáme priveľký význam. Najlepším spôsobom, ako jednoduché veci vyriešiť, je pozrieť sa na ne perspektívne, stanoviť si termíny a dôverovať svojim rozhodnutiam.

Preložila Zuzana Chovancová

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.w