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Office Manager & Accounting assistant.e

Profesionalización(12 meses)
Paris
Salario: No especificado
Fecha de inicio: 04 de septiembre de 2022
Unos días en casa
Experiencia: > 1 año
Formación: Ciclo formativo grado superior

The Source
The Source

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El puesto

Descripción del puesto

La tribu The Source s’agrandit!
Elodie notre HR & Operations Manager et Sarah notre Office Manager et HR assistant recherchent une nouvelle personne pour les rejoindre sur le pôle gestion globale de l’entreprise pour la rentrée de septembre 2022.

Les objectifs du département:

  • Accompagner chaque jour l’ensemble des collaborateurs pour faciliter la gestion des projets de production, la vie de bureau
  • Chouchouter les équipes et veiller à leur bien-être
  • Être la clé de voute organisation et stratégie opérations de l’entreprise
  • Poser puis déployer les sujets marque employeur, RSE, QVT
  • Accompagner The Source dans son hyper croissance avec tous les challenges que cela comporte

La vibe du département en 4 points essentiels

  • Positive attitude: nous sommes des solutions makers et un point de repère rassurant, énergisant et souriant pour l’ensemble des équipes. Un problème? Pas de problème.
  • Organisation: les to-do, c’est notre vie. Elles sont rarement terminées, et on aime ça.
  • Miracles coordinator: rien de nous résiste, nous savons organiser des séminaires pour 30 personnes à l’autre bout de la France en 15 jours, et des soirées avec intervenants et 100 invités à J-7.
  • Travail d’équipe, ouverture d’esprit, transparence et investissement personnel. On aime (fort) The Source et ses équipes et notre mission est de faire grandir l’entreprise et les gens.

Véritable hub de l’entreprise, le pôle Office & Operations centralise toutes les demandes: salariés, clients, fournisseurs et équipe dirigeante.
Au premier plan de l’entreprise, votre rôle sera de travailler main dans la main avec Elodie et Sarah pour assurer une qualité de service du tonnerre à 360°!

Les missions auxquelles vous serez amené à contribuer et/ou à gérer en autonomie se regroupent en 2 catégories principales que vous trouverez ci-dessous.
Liste non exhaustive, notre pôle est contraire à la routine!

De nombreux nouveaux sujets émergent chaque semaine, ce sera pour vous l’occasion d’une expérience enrichissante et de contribuer par vos idées, votre autonomie, votre réactivité et votre force de proposition.
Une mise en parallèle entre votre programme d’études et les missions en interne est prévue dès la prise de poste de manière à vous faire bénéficier d’une expérience professionnelle en adéquation avec vos ambitions et vos intérêts.

Vous constituerez avec Elodie et Sarah un trio et un point de repère reconnu par les équipes. Les missions seront responsabilisantes et variées. Les tâches de mise à jour de fichiers et de services généraux sont réparties équitablement au sein du pôle.

Office Management & Services Généraux (70%)

Vous travaillez sur ces sujets essentiellement avec Sarah en binôme pour assurer la gestion quotidienne des bureaux et la logistique:

  • Gestion des prestataires office (ménage, fruits, café etc.)
  • Veiller à la bonne tenue des bureaux, à la sécurité et au bien-être général des équipes
  • Gestion des stocks et livraisons
  • Aide à la gestion de la flotte informatique avec notre partenaire
  • Renfort sur l’organisation des événements, RSE/QVT: marque employeur, bilan carbone, certifications RH, tops et classements, bien-être général, organisation des évènements (soirées clients, soirées équipe, anniversaires etc.), on et off boardings
  • Gestion de vos propres projets en autonomie sur ces sujets
  • Participation possible aux webinaires partenaires: medecine du travail, fournisseurs de services etc. pourront vous apporter des éléments intéressants pour votre parcours

Accounting & Gestion (30%)

Vous travaillez sur ces sujets essentiellement avec Elodie pour assurer la gestion stratégique des opérations et de l’accounting:

  • Révision et contrôle des éléments d’enregistrement des nouveaux fournisseurs
  • Récupération et classement des factures fournisseurs avant paiements et des éléments comptables
  • Gestion des demandes internes de la part des collaborateurs lors des productions
  • Renfort sur le projet de bilan financier de fin d’année pour le contrôle des pièces et le classement
  • Aide à la recherche de solutions et prestataires pour l’optimisation des coûts et de la logistique

Des projets transverses en Opérations et Events notamment nous améneront à travailler en trio.


Requisitos

  • Vous êtes à la recherche d’une alternance en apprentissage en Assistance de gestion/manager/PME PMI/management des organisations
  • Vous êtes dans votre année diplômante (alternance de 12 mois maximum)
  • Vous résidez en région parisienne
  • Dynamique et souriant.e, vous êtes un repère positif pour votre entourage, un vrai rayon de soleil énergisant!
  • Ecoute: vous savez vous intéresser aux gens et avez des facilités à nouer des liens
  • Autonomie: vous aurez l’opportunité de travailler sur des projets qui vont nécessiter de la recherche de solutions innovantes et pratiques que vous présenterez à votre équipe puis à nos dirigeants pour validation
  • Les challenges vous passionnent: vous êtes curieux.se de tout, savez sortir de votre zone de confort pour vous confronter à des sujets inconnus et apprendre sur le tas, cela vous stimule
  • Organisation: vous êtes à l’aise avec le multitâche et votre sens de l’organisation est reconnu, vous nourrissez une passion pour l’organisation, les plannings et les to-do
  • Langues: vous pouvez communiquer à l’oral et à l’écrit à minima en français et en anglais
  • Vous comprenez que la confidentialité et la discrétion sont des notions incontournables à ce poste
  • Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques et le numérique (et si vous êtes aussi junkie de papeterie et de bujo on va bien s’entendre ;) )
  • Vous êtes une personne créative et aimez faire de jolies présentations sur Powerpoint, Canva ou autre
  • La grande diversité des missions du poste vous attire
  • Vous avez déjà une première expérience du monde de l’entreprise au sein d’une équipe, soit en alternance par le passé, soit en tant que salarié.e. Reconversions welcome :)

Proceso de selección

Rencontre avec Elodie et Sarah
Rencontre avec Fabien notre CEO
Entretiens et décision avant mi-juillet

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