Au sein de Sysnav, l’Assistant de gestion (assistant Office Manager) assiste l’Office Manager et le service administratif dans la gestion des tâches courantes décrites ci-dessous. Il assume un rôle d’interface entre les fournisseurs, les prestataires, les services internes et le personnel.

Ce stage peut déboucher ensuite vers un CDI.

Le stage proposé

L’Assistant de gestion effectue principalement les missions suivantes :

Administration générale

• Assurer l’accueil physique et téléphonique

• Gérer le courrier, l’envoi et la réception des colis

• Gérer l’achat des fournitures administratives

• Assurer la gestion documentaire et l’archivage des contrats et NDA

• Organiser les déplacements des collaborateurs

Administration des achats

• Gérer les devis, commandes et bons de livraisons fournisseurs

• Saisir et archiver les factures fournisseurs

• Effectuer la relance fournisseurs

Services Généraux

• Assurer le bon fonctionnement des locaux

• Suivre les contrats d’assurance et de maintenance

• Saisir et archiver les documents relatifs aux services généraux

• Gérer les clés et badges

• Ecrire les process liés aux services généraux

• Assurer la gestion locative (préparation bail, quittancement, états des lieux, gestion des problèmes techniques)

Vous êtes une personne dynamique, débrouillarde, réactive et sachant prendre des initiatives. Vous êtes aussi organisé, consciencieux et autonome, avec une bonne capacité de priorisation des tâches, d’adaptation et de rigueur dans l’analyse et le suivi. Vous maîtrisez parfaitement le français et vous avez de bonnes notions en anglais. Vous êtes également très à l’aise avec les outils informatiques et le stockage de données.

*Fortement appréciés : notions de gestion d’entreprise et intérêt marqué pour la technologie.

Idéalement, niveau BAC+2 à BAC+4*