Nous recherchons un(e) Office Manager pour accompagner l’équipe dirigeante de la société dans la gestion administrative et organisationnelle d’InUse afin de contribuer au bon fonctionnement de l’entreprise et au bien-être des collaborateurs.

La principale mission de l’Office Manager sera d’assister la direction générale dans la logistique, la gestion du bureau, la gestion administrative et les RH. Ses responsabilités seront les suivantes:

💸 Gestion administrative et comptable:
Gestion de la facturation des clients: émission des factures et suivi des encaissements
Gestion des factures fournisseurs: classement / archivage / numérisation de documents
Préparation des éléments comptables pour la clôture annuelle

📝Support à la gestion des Ressources Humaines
Appui à la gestion de la paie et des congés sur Payfit
Préparation des on et off boarding administratif des nouveaux arrivants (Préparation et suivi des documents, suivi avec l’IT, la médecine du travail…)
Suivi des notes de frais et des cartes ticket restaurant
Interface avec les différents prestataires: mutuelle, assurances, médecine du travail
Interface concernant les demandes de formations & l’OPCO
Aide au recrutement : mise en ligne des offres, suivi des candidatures et organisation des entretiens

🏢 Services généraux et vie au bureau
Prendre en charge l’accueil physique et téléphonique ainsi que le traitement du courrier
Gérer les prestataires (ménage, transporteurs, maintenance…etc)
Veiller à ce que chaque collaborateur dispose des conditions matérielles nécessaires (matériel, fournitures, etc.).
Garant de la bonne gestion des locaux au quotidien
Aide à l’organisation des séminaires et évènement équipes
Gestion de la communication services généraux et RH

AVANTAGES
CDI à temps partiel (3 jours par semaine)
Télétravail selon les règles établies par InUse
Mutuelle d’entreprise (Alan) prise en charge à 50%
Tickets Restaurant (8€) pris en charge à 50%

Vous avez au moins 2 ans d’expérience à un poste similaire, si possible dans une startup.
Vous êtes organisé(e) rigoureux(se), minitueux(se) et vous savez prioriser.
Vous savez faire preuve d’une grande discrétion afin de garantir la confidentialité des informations.
Bon niveau d’anglais écrit et oral.
Vous avez des connaissances de base en comptabilité et en ressources humaines.
Vous maitrisez les outils de bureautique.
Vous avez des capacités à créer et maintenir une atmosphère amicale et chaleureuse au bureau.

Entretien avec Philippe, Chief Financial Officer
Entretien avec Anne-Hélène Scouarnec - HR Advisor
Echanges avec CEO et équipe InUse