Buddy systém od Bufferu – jak pojmout firemní kulturu a práci na dálku

Už přes rok využívá velká část populace home office (v některých společnostech už se do kanceláří neplánují vracet už nikdy), další část ale už pracuje opět z kanceláře. Společnost IBM provedla průzkum mezi 25 tisíci Američany, z něhož vyplývá, že „75 procent z nich by chtělo po návratu do kanceláří mít možnost využívat práce na dálku alespoň příležitostně, 54 procent by si přálo, aby tzv. remote mód zůstal primárním způsobem jejich práce.“ Home office byl už před covidovou krizí celkem běžnou záležitostí, není proto bleskem z čistého nebe ani nejhorším krátkodobým scénářem způsobeným nouzovým stavem. Díky internetu a všudypřítomnosti komunikačních technologií ho vnímáme jako něco zcela „normálního“ i bez karantény.

Proto se zdá, že úvahy a metody vyvinuté společnostmi, které běžně fungují bez kanceláří, jako jsou Buffer, Basecamp, Automattic nebo Gitlab, se klasickým firmám sice ještě nedávno mohly jevit jako sci-fi, ale dnes jsou na pořadu dne. Co když jsou jejich nápady a řešení užitečné pro všechny? Třeba systém „3 buddies“ vyvinutý společností Buffer.

Tento start-up, který se soustředí na vývoj nástrojů pro správu a animaci sociálních sítí (nástroje pro správu komunit), má tým zaměstnanců roztroušených po celé zeměkouli. Od počátku měl jejich blog dvojí poslání: šířit kvalitní obsah týkající se vlastních produktů a správy komunity, a navíc šířit povědomí o práci dálku tak, aby zároveň propagoval jejich vlastní značku zaměstnavatele. Od začátku také brali v potaz, jak integrovat nováčky na dálku.

Buddy systém pro onboarding na dálku byl spuštěn v roce 2014. V průběhu času sice došlo k určitým změnám, ale stále je založen na 3 pilířích, díky nimž nováček získá cenné informace a bohaté zkušenosti již od prvních chvil ve firmě. Podívejme se, co v sobě zahrnuje

Každý nováček dostane přidělenou „svatou trojici“: Leader Buddy (parťáka přes leadership), Role Buddy (parťáka přes technickou stránku věci) a Culture Buddy (parťáka přes kulturu). Tito patroni je doprovázejí po celou dobu zaučování.

• Leader Buddy (parťák přes leadership) „má bohaté pracovní zkušenosti, jedná na rovinu přesně tak, aby nováčkům představil hodnoty Bufferu“. Jeho role se pravděpodobně nejvíc přibližuje roli klasického manažera. Je to také on, s kým zaměstnanci konzultují kariérní kroky.

• Role Buddy (parťák přes technickou stránku věci) „rozumí práci na pozici, kterou bude jednou nováček vykonávat. Jeho posláním je seznámit ho s danou rolí a zodpovídat veškeré relevantní dotazy“. Je to kolega, který dělá víceméně stejnou práci a je schopen zodpovědět na technické dotazy. Pro nováčka představuje sebe samého v seniorní podobě.

• Culture Buddy (parťák přes kulturu) „je zkušený zaměstnanec, který dokáže posoudit, jak nejlépe zaměstnance (stávající i nové) seznámit s kulturou společnosti. Jeho úlohou je pomáhat nováčkům přiblížit specifika firemní kultury v Bufferu. Culture Buddy je ze všech třech zmíněných rolí nejseniornější, a je tedy tím nejlepším, kdo dokáže novým zaměstnancům představit dlouhodobou vizi, kulturu a strategii společnosti. Na druhou stranu se s nimi nestřetává tak často jako další dva, rozhodně ne každý týden.”

Systém se začal vyvíjet v roce 2014, kdy Buffer upustil od onboardingu v podobě 45denního bootcampu, který v mnohých mohl vyvolávat úzkost (bylo to testovací období). Přikročili tedy k jednotnějšímu procesu, který měl být i pro nováčky „psychicky snesitelnější“. Myšlenka 3 pilířů zůstala platná v širším slova smyslu a výborně se hodí i pro období onboardingu.

Systém zaměstnancům nabízí možnost navázat mnohem širší sociální vazby, než jaké by obvykle využívali v rámci jednoho týmu. Tímto způsobem lze postupně začlenit užitečné formy mentoringu. Je to způsob, jak se dají horizontálně pojmout manažerské funkce a jak zaměstnancům pomoci rychle rozšířit své sítě. Čím větší počet lidí ve firmě znají, tím mohou být efektivnější v tom, co dělají.

Systém postavený na těchto 3 kolezích, kteří zaučují nováčky, je možné pojmout jako příležitost, jak investovat do rozvoje týmu, kdy se jednotliví členové mohou zmocnit role mentora nebo kouče a využít své zkušenosti a znalosti. Systém zvyšuje motivaci a snižuje fluktuaci zaměstnanců. (Podobné postupy proto implementoval i Google.)

V dnešní době, kdy mnoho lidí ještě nemá tolik zkušeností s prací na dálku, může být buddy systém velkou inspirací a přínosem. Musíme se zamyslet nad dvěma hlavními zásadami, na nichž je systém založen:

• Výběr komunikačních kanálů a četnost komunikace: nemůžeme komunikovat neustále synchronně (telefonicky nebo pomocí videokonferencí) a žádáme po manažerech, aby dělali vzdáleně to samé, co by dělali za normálních okolností. Rozdělení funkcí podle zaměření (strategie, role, kultura, technika, kariéra) nám umožní přehodnotit, jak zvládnout management na dálku.

• Způsob, jakým pracovat v týmu: je důležité, aby spolu členové týmu trávili čas, ale nemělo by se to přehánět (jinak ztratí kontrolu nad svým rozvrhem). Některé záležitosti se lépe řeší ve dvojicích, ideální nastavení pro mentoring nebo koučování. Ostatní můžeme delegovat větším skupinám a k jejich vypracování přistupovat asynchronně. Například funkci, kterou plní Role Buddy, by se dala suplovat přes Slack nebo Teams, kde si zaměstnanci mohou navzájem pomáhat s technickými zapeklitostmi pracovních úkolů. Někdy je vhodnější zapojit do řešení individuálního problému kolektiv. Jak praví africké přísloví: It takes a village to raise a child, v našem případě: It takes a village to manage a recruit.

Přeložila Iva Kubíčková