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Office Manager

Permanent contract
Paris
Salary: Not specified
Occasional remote
Experience: > 2 years

YOUSIGN
YOUSIGN

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The position

Job description

Ton poste en 3 lignes

En tant qu’Office Manager, tu seras au coeur de la machine avec l’équipe Admin. Dans une startup qui grandit et évolue vite, ton souci quotidien sera d’améliorer la vie des yousigneurs qui seront tes premiers clients !

Un peu plus de détails ?

Au sein du service Opération, tu intégreras l’équipe Admin qui est au coeur de l’entreprise puisque nous sommes au support de tous les services : Produit, Sales, Care (Customer Success & Support technique), Marketing, Design, Infrastructure et évidemment, de nous-même : l’admin. Nous sommes également le support de tous les bureaux : Caen, Paris, et ceux partout en France grâce à nos Yousigneurs Full Remote ❤️

Tu intégreras le bureau de Paris en tant que premier membre de l’équipe admin sur place et sera garant(e) de la vie de nos locaux parisiens. Dans ce cadre, tu seras le point d’entrée de toutes les demandes liées à la vie des bureaux et aux besoins des Yousigneur(se)s, tu seras donc également notre chief happiness officer au delà de notre Office Manager.

Tes missions

1. Happiness & Office work

  • Veiller à la bonne tenue des bureaux et les transformer en véritables lieux de vie.
  • Suivre les stocks des fournitures et gérer les approvisionnements en ayant à cœur le respect de l’environnement.
  • Organiser les événements internes (petit-déjeuners, déjeuners, afterworks, etc).
  • Organiser et gérer les réunions trimestrielles, les différents hackathons et business summits.
  • Organiser et gérer les déplacements (réservations d’hôtels, trains, etc), notamment sur les semaines d’onboarding qui se passent à Caen et pour les différents salons.
  • Alimenter notre documentation Slite avec des process et informations diverses dont les Yousigneurs pourraient avoir besoin.
  • Vérifier que tous les Yousigneurs ont le matériel et le confort nécessaires dans nos différents locaux, y compris nos full remote.
  • Participer au choix des activités, repas et sorties de nos supers teams meetings (on et off site) où nous nous retrouvons tous.

2.Facility Management

  • Créer et mettre en place des process adaptés et centralisés et assister notre CFO dans la production d’information financière.
  • Suivre, voire parfois négocier les contrats de nos fournisseurs.
  • Gérer l’administration des ventes : participer au recouvrement des factures échues et non réglées en lien avec notre comptable, Céline, nos Sales et CSM.
  • Gérer et optimiser les différents prestataires (ménage, café, snack…) et en proposer des nouveaux !
  • Suivre le parc matériel (ordinateurs, téléphones portables, écrans, etc.).
  • Accueillir les visiteurs (fournisseurs, candidats, prestataires, etc.) au téléphone et en présentiel.
  • Gérer le courrier
  • Gérer les démarches administratives et le secrétariat juridique

Si nous avons déjà mis des process en place, beaucoup de choses sont encore à construire ou à repenser, tu auras donc une grande marge de manoeuvre pour nous proposer les meilleurs moyens d’être à la hauteur de nos ambitions.

Les évolutions du postes possibles selon ton profil et tes envies :

Tu pourras également intervenir sur la RH, QVT, comptabilité, le RSE ou tout autres projets en lien avec ton poste sur lesquels tu souhaites prendre la direction.

La comptabilité est un réel enjeu pour nous aujourd’hui, alors si tu maîtrises les bases de la comptabilité et de la finance sur Gshhet, Excel ou des outils spécifiques de facturation, ce serait un véritable plus à ton profil.


Preferred experience

Tu es :

  • Prévenant(e) et créatif(ve) et trouve mille idées pour favoriser la cohésion d’équipe.
  • Autonome, réactif(ve) et proactif(ve).
  • Organisé(e) et rigoureux(se) et capable de gérer plusieurs missions en parallèle.
  • Enthousiaste.
  • Rapide dans la réflexion et l’action.
  • Inventif(ve) et plein(e) de bon sens pour faire face à l’imprévu.
  • Calme face à la pression et aux deadlines.
  • Une personne de confiance qui sait évaluer les priorités et sur laquelle on pourra se reposer au quotidien.
  • Collaboratif(ve), flexible et avec un sens de l’écoute aigu.

Tu as :

  • Une expérience dans un poste équivalent (2 ans minimum) dans une start-up ou PME.
  • Une appétence pour l’organisation et l’administratif.
  • Une bonne connaissance des outils SaaS et collaboratifs (G suite, Slack, Payfit, Spendesk, LunchR, etc.).
  • Un anglais parfait !

Chez Yousign, nous sommes très exigeants envers les personnes que nous recrutons, car c’est au sein d’une équipe que tu seras intégré(e).
Nous cherchons des talents, forts de propositions et prêt à prendre des responsabilités.

Nous fonctionnons sur la remise en question quotidienne. Tu dois donc être capable de comprendre le pourquoi de tes actions et savoir prendre du recul pour faire progresser l’existant.

Pourquoi Yousign ?

Nos avantages

  • Transparence des salaires basée sur le job, l’expertise et l’engagement, le lieu de travail, le nombre d’années d’expérience. L’objectif est de définir une rémunération juste, factuelle et objective.
  • Une carte LunchR pour manger sainement :-).
  • Un CE externalisé qui permet d’accéder à de nombreux avantages partout en France.
  • Tous les trois mois, nous faisons une réunion à Caen, Paris ou ailleurs pour partager la vision et les objectifs. C’est un moment convivial et important pour toute l’équipe.
  • Des fruits bio chaque semaine à Caen et à Paris.
  • Remote possible.
  • Horaires et environnement flexibles.
  • De supers locaux avec beaucoup de plantes pour se sentir bien.

Nos valeurs

  • Humilité : Commettre une erreur rend plus fort à partir du moment où on l’analyse pour la comprendre et ne pas la reproduire. La réussite et l’échec sont le revers d’une même démarche nous encourageons : l’initiative.
  • Excellence : Elle s’acquiert dans un processus d’amélioration continue. Nous partageons tous un niveau d’exigence élevé, la capacité de se remettre en cause est clé pour comprendre comment être meilleur.
  • Confiance : La confiance est omniprésente que ce soit au sein de l’équipe ou avec nos clients. La communication et l’interaction seront les piliers de la confiance que nous devons instaurer dés les premiers jours de notre collaboration.
  • Plaisir : Prendre du plaisir au quotidien dans chacune de nos missions est essentiel pour vivre pleinement une aventure humaine dans les meilleures conditions, c’est même la base !

Ton Équipe

Tu rejoindras la Team Admin, aujourd’hui composée de :

  • Guillaume, notre super Chief Finance Officer et ton futur manager.
  • Antoine, notre co-fondateur, CTO et directeur des opérations (dont l’admin).
  • Cassie, notre Talent Acquisition Manager que tu auras l’occasion de rencontrer dans tes premiers échanges par mail et ton premier échange téléphonique
  • Ophélie, notre alternante HR, qui a repris actuellement une partie de l’office management avec qui tu travailleras en binôme.
  • Céline, notre comptable freelance à mi-temps, avec qui tu pourras travailler de paire.

Présent(e) sur Paris, tu seras dans nos locaux auprès de six de nos Yousigneurs, mais les recrutements seront nombreux sur Paris et tu pourras voir l’équipe grandir à vue d’oeil. Tu travailleras donc avec nos cofondateurs, les managers, les collaborateurs, en bref avec tous les yousigneur(se)s de Paris, Caen et en Full remote.

Tu pourras également travailler avec notre juriste d’entreprise qui rejoindra la team très bientôt 💪.


Recruitment process

  1. Si ton profil nous tape à l’oeil, tu auras l’occasion d’échanger avec notre Talent Acquisition Manager pour un entretien téléphonique de pré-qualification.
  2. On t’enverra un test technique sur un sujet récurrent de l’entreprise permettant de voir ton expertise en tant qu’Office Manager.
  3. Tu rencontreras Guillaume, ton futur manager, dans un entretien physique ou téléphonique où tu auras l’occasion de nous parler davantage de tes expériences, tes compétences et ta passion pour ce métier.
  4. Tu rencontreras les cofondateurs et un membre de l’équipe Yousign.

Ton Intégration

  • 3 jours à Caen que tu ne risques pas d’oublier ! Au programme ?

    • Découvrir l’univers Yousign : comment nous en sommes arrivés là et là où nous voulons aller ;
    • Nos valeurs et les rituels de la team ;
    • Notre produit, ses spécifications et l’écosystème ;
    • Les managers de chaque team pour une vision globale ;
  • Une immersion d’une heure ;
  • Des petits déjeuners, des déjeuners et surtout, des apéros !
  • Une immersion métier avec ton équipe
  • Des sides projects à réaliser immédiatement pour te sentir Yousigner(euse) dès le début.

Pour postuler

Nous recherchons des profils talentueux, ambitieux et créatifs qui veulent créer une grande histoire avec nous. Si cet emploi t’inspire, contacte-nous pour en discuter !

Informations complémentaires
Type de contrat : CDI
Lieu : Paris, France
Expérience : 2-5 ans
Télétravail possible

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