L’Activité Recyclage et Valorisation des Déchets de Veolia Région Sud PACA, recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour son Directeur Régional.

Basé(e) à Marseille (13016), rattaché(e) directement au Directeur Régional, vous l'assistez dans l’organisation de ses fonctions, l’organisation et la planification de ses missions, la définition de ses priorités d’action et la gestion de son activité quotidienne dans un souci d’efficacité et d’aide à la décision. Vos missions principales seront les suivantes :

 Gestion de l’agenda :

• Préparer des réunions de service,
• Organiser :
  • Les réunions et rendez-vous internes et externes (logistique, réservation salles, accueil visiteurs…),
  • Les différents comités de direction (en région et avec d'autres régions)
  • Les réunions annuelles : réunions atterrissage, réunions budgets, etc …,
  • Les déplacements professionnels : avion/train, réservation hôtels, taxi,..
  • Les séminaires.

Gestion de l'administration et de la communication :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique, filtrer les appels téléphoniques pour le Directeur de Région
• Saisir, mettre en forme, et diffuser certains documents (courriers, notes, supports …),
• Gérer le courrier (tri, envoi chronopost, cartes de voeux…),
• Assurer la transmission des informations en interne,
• Assurer le suivi et la coordination sur des sujets spécifiques (suivi de tableaux, reporting,...)

Coordination :

• Assurer l’animation du réseau d’assistantes de la région
• Assurer la gestion des locaux de la Direction Régionale (moyens généraux)

• Assurer le suivi des contrôles réglementaires annuels (installations électriques, extincteurs...). 

• Assurer le suivi des plans de prévention des prestataires intervenants dans les bureaux

Outils :

• Gérer les dépenses de prestations intellectuelles dans le Lumwork dédié.

• Passer des commandes, vérifier les bons de livraisons et la réception des factures dans l’outil dédié (SAP) pour les fournitures, cartes de visite, plateaux-repas, calendriers...

• Gérer les notes de frais sur l’outil dédié (Notilus)

Secrétariat général :

• Gérer les parrainages : établissement des demandes de parrainage et des conventions dans le lumwork dédié et suivi des bons de commande dans SAP
• Suivre les cotisations professionnelles : Suivi dans le lumwork et émissions des bons de commande dans SAP
• Enregistrer les cadeaux clients dans le lumwork dédié
• Missions d'assistance ponctuelles

En tant qu'entreprise inclusive, Veolia s’engage pour la diversité et accorde la même considération à toutes les candidatures, sans discrimination. 

De formation Bac+2 minimum, vous avez une expérience confirmée de 5 ans minimum sur le même type de poste, et avez idéalement des connaissances en communication.

Très à l’aise avec l'informatique, la très bonne maîtrise des outils bureautiques et de l'environnement Google (slides, sheet, docs, Drive,...) est indispensable.

Vous avez une bonne communication écrite et orale en langue française et avez un grand sens de la confidentialité.

Disponible, réactif(ve), vous savez anticiper les besoins et vous adapter à vos différents interlocuteurs.

Votre rigueur administrative, votre organisation et votre excellent relationnel font de vous une personne autonome sur qui l’on peut compter.

Le permis B est nécessaire pour des déplacements ponctuels à prévoir sur la région PACA.