Rattaché(e) au Directeur des Ressources Humaines, RSE et Affaires générales, vous avez la charge de :

I) L’Assistanat de la direction Générale : CEO, Deputy CEO et Secrétaire générale

• En bonne intelligence avec la(e) travel manager,

• Vous suivez et gérez les plannings et agendas de la direction générale, et vous organisez leurs réunions, entretiens sur tous les supports existants (présentiel, conférence call, visio-conférence) .
• Vous couvrez des missions type personnel assistant des CEO et Deputy CEO (logistique, voyages privés, RV privés etc)
  • Vous assurez les préparations des dossiers spécifiques type préparation de board / COMEX / CODIR / Conseil d’administration : élaboration, mise en forme, corrections de documents ou présentations power point
  • Vous suivez et établissez les notes de frais du CEO et du Deputy CEO
  • Vous contribuez et veillez à mettre à jour les documents accessibles sur l’intranet (ex trombinoscope)
  II) Le Secrétariat courant de l’entreprise

Avec la ressource d’un(e) assistant(e) junior que vous encadrez, vous gérez :

• La coordination de l’accueil physique des visiteurs, de la gestion du courrier et des appels au standard de l’entreprise
• L’ensemble des tâches du secrétariat courant de la direction générale : envoi courriers simples ou recommandés postaux ou en ligne, relecture de contrats, mise en forme de document, impressions et reliures documents, classement et archivage
• La gestion logistique des salles de réunion : réservation, revue, organisation et préparation
• Les commandes de petits-déjeuners, collations, plateaux-repas, besoins spécifiques lors d’événements de l’entreprise organisés dans ses locaux

III) L’assistanat des services généraux et des achats généraux de l’entreprise

Vous travaillez en étroite collaboration avec le directeur des achats sur l’ensemble des sujets en lien avec la maintenance du site et de nos locaux.
• Vous êtes l’interface clé de notre bailleur sur toutes les questions logistiques du bâtiment hébergeur de nos locaux : accueil RDC, sécurité, services généraux et restauration
• Vous êtes l’interface clé en charge de la logistique des locaux : suivi des prestations de maintenance du petit matériel (fontaine à eau, machines à café), suivi et gestion de nos prestaires fournisseurs (livraison fruits frais, électricien etc)
• Vous gérez et négociez l’achat des fournitures de bureau et suivez les stocks
• Vous assistez le Directeur des achats sur la gestion de la flotte des téléphones mobiles et du parc automobile
• Vous veillez au bon état d’accueil, à la propreté et au bon fonctionnement des machines à café et bouilloires en libre-service dans la salle de détente de l’entreprise.

Compétences requises

• Parfaite maîtrise du Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Internet, Excellente gestion d’agenda Gmail, Outlook
• Maîtriser la rédaction, la communication téléphonique (prise de rendez-vous, annulation, relance, report de rendez-vous, transmission d’appel, mise en attente, conférence téléphonique)
• Bilingue Anglais indispensable : s’exprimer et rédiger en anglais courant, expérience dans un environnement international nécessaire
• Capacité à communiquer efficacement avec des groupes variés (Senior Managers, pairs, fournisseurs externes).
• Bonne gestion des relations de travail à distance

Qualités nécessaires

• Présentation adaptée aux circonstances et aux exigences du poste
• Réactivité, force de proposition et savoir faire monter en autonomie et compétences
• Être polyvalent, avoir le sens de la discrétion et de la hiérarchie, sens et respect de la confidentialité.
• Autonomie, rigueur, souci du détail, réactivité, rapidité et multitâches
• Excellentes compétences organisationnelles, esprit d’équipe et orientation solutions
• Priorisation de tâches multiples, fiabilité et respect des délais

Plusieurs entretiens