Job Title

Executive Assistant

Job Description

En tant qu’Assistant·e de Direction vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement des activités exécutives en apportant un soutien stratégique et opérationnel de haut niveau au Zone Leader France.

Véritable interface entre le management et les parties prenantes internes et externes, ce poste requiert une grande rigueur organisationnelle, un sens aigu de la confidentialité et une forte capacité d’anticipation.

Vos missions

Support exécutif & coordination

• Assister la Zone Leader France dans ses activités administratives, organisationnelles et opérationnelles.• Gérer des informations hautement sensibles dans le strict respect de la confidentialité et des règles internes.

Documentation & reporting

• Préparer des présentations, rapports, notes de synthèse et documents destinés au management.

• Rédiger, structurer et assurer le suivi des ordres du jour, comptes rendus et plans d’action.

Gestion d’agenda & coordination des réunions

• Gérer et optimiser l’agenda du ou des dirigeants, anticiper les conflits et assurer la priorisation.

• Coordonner des réunions stratégiques impliquant des parties prenantes locales et internationales.

• Assurer la communication, le suivi des échéances et la tenue des jalons clés.

Organisation des déplacements & événements

• Organiser les déplacements professionnels de la Leadership Team et les visites clients (visas, réservations, itinéraires, respect des budgets).

• Assurer la coordination des actions de conformité (compliance) en lien avec le service juridique.

• Planifier et superviser des événements et réunions de haut niveau, garantissant une organisation optimale.

Gestion administrative & budgétaire

• Assurer l’organisation, la gestion et l’archivage des dossiers et documents, au format papier et électronique.

• Gérer les notes de frais et veiller à leur conformité avec les politiques internes.

• Contribuer au suivi budgétaire et à certaines analyses financières.

• Émettre les bons de commande (PO) et assurer le traitement des factures.

Communication

• Diffuser les communications, annonces globales et mises à jour internes auprès des équipes concernées.

• Participer à la gestion de la communication dans des situations sensibles ou nécessitant une réponse rapide.

Amélioration continue & soutien aux équipes

• Assurer le support à l’accueil des nouveaux arrivants, notamment la coordination logistique et l’élaboration du planning avec les parties prenantes.

• Apporter un soutien, un accompagnement ou une coordination auprès des assistant·e·s d’équipe, le cas échéant.

• Assurer la coordination avec l’équipe Real Estate afin de garantir la tenue, la maintenance et le bon fonctionnement des bureaux.

Vos atouts pour réussir

• Formation Bac+2/Bac+3 en assistanat, gestion ou administration.

• Minimum 4 ans d’expérience en assistanat de direction ou support administratif avancé.

• Excellente organisation et forte capacité de priorisation.

• Autonomie dans la gestion de sujets complexes et sensibles.

• Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion.

• Excellente communication en français et en anglais.

• Aisance relationnelle, notamment avec des interlocuteurs de niveau exécutif.

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.

• Capacité à évoluer dans un environnement international et exigeant.

Notre mode de collaboration

Nous sommes convaincus que la collaboration en présentiel renforce notre performance collective.Pour nos équipes basées au siège, cela implique une présence au bureau au minimum trois jours par semaine.Les fonctions dites « onsite » requièrent une présence à temps plein sur les sites de l’entreprise.Les postes « terrain » s’exercent principalement en dehors des locaux de l’entreprise, le plus souvent chez nos clients ou nos partenaires fournisseurs

Ce poste et basé au siège et exige une présence renforcée au bureau.

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