Nous recherchons un(e) office manager qui travaillera en collaboration avec la Direction Générale. Vos missions comporteront une dimension organisationnelle, entrepreneuriale et événementielle. Elles sont stratégiques pour le cabinet.
En tant qu’Office manager, vous pilotez de nombreux sujets administratifs, comptables et RH ainsi que différentes actions pour assurer un environnement de travail attractif et bienveillant du cabinet.
Vous créez un cadre de travail agréable et optimal et vous aimez la polyvalence dans vos activités. Les principales missions qui vous seront confiées :
Office management :

1. Responsable du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau (gestion opérationnelle des Services Généraux)
2. commande de fournitures et autres matériels de bureaux
3. gestion des budgets afférents
4. gestion de la flotte téléphonique / informatique en concertation avec la DSI
5. Rôle de chief happiness officer, entretenir et développer une culture de travail positive
   Améliorer les relations internes et créer du lien social afin de renforcer la cohésion de groupe et la solidarité dans l’équipe
   Organiser des activités pour fédérer les équipes
6. Conception et organisation des événements internes et externes sur le plan humain et logistique : vous savez faire preuve de créativité
7. gestion de A à Z des Kick off annuel, soirées clients, événements divers internes
8. rédaction des supports de communication interne

Administration du Personnel :

1. accompagnement à l’onboarding des nouveaux recrutés (commande du matériel, visite médicale, transmission des informations importantes à connaître)
2. gestion des visites médicales de l’équipe et des relations avec la médecine du travail
3. gestion des notes de frais
4. etablissement/révision de documents spécifiques d’affichage obligatoire

Comptabilité / Facturation :

1. Gestion du fichier des immobilisations
2. S’assurer de l’exhaustivité des factures fournisseurs chaque fin de mois/année et gérer les points en suspens transmis par le cabinet comptable avant situation/bilan.
3. Intégration des pièces comptables sur l’espace cloud dédié,
4. Facturation : savoir gérer le processus de facturation sur l’ERP (binôme de la personne en charge de la facturation)

• Diplôme de niveau Bac+5 avec une expérience confirmée de minimum 5 ans sur une fonction du type Office Manager de préférence dans un environnement PME TPE (ou Bac + 2 >10 ans d’expérience).
• Maîtrise des outils de travail habituels (pack office, suite Google) et capacité à prendre en main des nouveaux outils logiciels et progiciels
• Excellentes compétences rédactionnelles en français et bonne maîtrise de l’anglais.
• Doté(e) d’un excellent relationnel, vous savez être extraverti(e) tout en étant structuré(e), organisé(e) et proactif (ve)
• Rigoureux(se) et fiable, parfaitement à l’aise avec les chiffres, vous avez un grand sens de la confidentialité,
• Esprit d’équipe & sensibilité interculturelle indispensables