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Office Manager - CDI

Permanent contract
Paris
Salary: Not specified
Starting date: November 30, 2022
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LX Avocats
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The position

Job description

Nous recherchons un office manager de talent pour assurer la gestion opérationnelle quotidienne de notre Groupe.

Rattaché hiérarchiquement au Directeur de la Stratégie et du Développement (DSD) du Groupe, l’Office Manager de Lexavoué a pour rôle d’assurer la gestion opérationnelle quotidienne de Lexavoué Participations (la holding regroupant les cabinets d’avocats Lexavoué) et de ses filiales (Lexavoué Formation et Lexavoué Innovation). A ce titre, un certain nombre de missions administratives, comptables, logistiques, commerciales, marketing et de gestion de la relation clients lui sont confiées par le Directeur de la Stratégie et du Développement.

Détail des missions générales pour le compte de Lexavoué Participations et de ses filiales (75% du temps)

  • Pilotage opérationnel de la vie quotidienne du Groupe : gestion des relations avec les prestataires, préparation de la signature des contrats, gestion de l’agenda du Directeur de la Stratégie et du Développement, simplification de la vie du comité de direction (prise de notes pendant les réunions et rédaction de comptes rendus, préparation d’une synthèse hebdomadaire des actions menées et des arbitrages attendus, gestion des notes de frais, etc.), réponse aux demandes ponctuelles des associés, formation des associés à l’utilisation des outils collaboratifs, etc.
  • Organisation des événements internes du cabinet (séminaires, assemblées générales) : tenue d’un calendrier des événements; organisation logistique des événements, gestion de la relation avec les prestataires, coordination des événements sur place + pour les Assemblées Générales : collecte des états financiers des cabinets locaux et des filiales, suivi du calendrier, envoi des convocations, etc.
  • Coordination des actions de communication : tenue d’un calendrier des actions, gestion de la relation avec les différents prestataires (agence de communication, graphiste, éditeurs, plateformes de communication, etc.), mise en visibilité des communications sur les plateformes partenaires, participation à la rédaction et à la mise en forme de certains messages de communication, briefing du graphiste, suivi des statistiques, tenue à jour du CRM (base de contacts) Lexavoué, alimentation / mise à jour du site internet, des fiches GoogleMyBusiness, et des réseaux sociaux Lexavoué, gestion des commandes et des mises à jour des supports de communication
  • Assistance du Directeur de la Stratégie et du Développement dans le cadrage et la conduite des projets stratégiques : recherches documentaires, organisation de l’arborescence partagée de documents; réponses à des questions de prestataires, rédaction d’une note ou préparation d’un tableau dans le cadre d’un projet, etc.
  • Pilotage de projets opérationnels (construction de l’outil CRM, refonte du site internet) sous le sponsoring du Directeur de la Stratégie et du Développement
  • Appui à la gestion comptable de Lexavoué Participations et des filiales : réception et mise en paiement des factures, suivi des paiements et relances clients / associés, transfert de factures ou d’éléments comptables à la comptable de Lexavoué Participations ou au cabinet d’expertise comptable (pour les filiales)

Détail des missions spécifiques pour le compte de Lexavoué Participations et de ses filiales (25% du temps)

  • Organisation des formations présentielles ou à distance : collecte des disponibilités des formateurs, tenue d’un calendrier des formations, collecte des programmes, paramétrage des formations, mise en forme des supports de formation, réservation de salles ou d’espaces événementiels pour les formations présentielles
  • Gestion des clients de Lexavoué Formation : traitement de la boite e-mail formation@lexavoue.com et réception des appels téléphoniques des clients
  • Gestion administrative des formations : suivi du bon fonctionnement des différents outils de gestion,
    gestion de la relation contractuelle avec les formateurs et les prestataires, suivi des paiements et relances clients, suivi de la comptabilité de Lexavoué Formation en relation avec l’Expert-Comptable

**Lieu d’exercice : Paris intra muros - télétravail jusqu’à 3 j par semaine (selon l’actualité et les projets en cours)

Rémunération : selon profil

Statut : cadre


Preferred experience

Nous recherchons un couteau-suisse avec qui il fait bon travailler :)

QUALITES REQUISES

  • Rigueur et organisation méthodique
  • Capacités à intervenir sur plusieurs sujets en parallèle
  • Rapidité, réactivité et sens du service
  • Sens relationnel et qualité d’écoute
  • Dynamisme
  • Autonomie et capacité à travailler à distance
  • Strict respect de la confidentialité

COMPÉTENCES REQUISES :

  • Compétences rédactionnelles (orthographe, capacités de synthèse, etc.)
  • Maîtrise des outils informatiques (pack office, aptitude à maîtriser des outils de gestion relativement intuitifs)
  • Connaissances comptables de base
  • Maîtrise des réseaux sociaux

Recruitment process

3 tours d’entretien incluant un exercice de mise en situation

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