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Alternance - Sales & Service Support Executive Assistant (H/F)

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Salary: Not specified
No remote work
Experience: < 6 months

Hermès
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The position

Job description

Alternance de 12 mois à partir de septembre 2022, basée à Paris.

Société

L’activité e-commerce Europe assure la distribution en ligne des produits Hermès dans 17 pays européens, ainsi que le service client de l’ensemble des magasins européens. Elle joue un rôle central dans la transformation omnicanale des activités retail européennes. L’équipe d’Hermès.com Europe est aujourd’hui composée d’une quarantaine de personnes.

Mission générale

Vous ferez partie de l’équipe Sales & Service Support et assisterez les trois responsables sur tous les sujets relatifs aux opérations e-commerce et à l’excellence des services aux clients. Vous interviendrez notamment sur des sujets relatifs aux transports, aux systèmes d’information, à la logistique, aux paiements, à la téléphonie, et tout autre sujet opération en rapport avec notre activité. Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), et identifier et résoudre des problèmes est quelque chose de naturel pour vous.

Eléments de contexte

L’activité e-commerce Europe assure la distribution en ligne des produits Hermès dans 17 pays européens, ainsi que le service client de l’ensemble des magasins européens. Elle joue un rôle central dans la transformation omnicanale des activités retail européennes. 

Vous ferez partie de l’équipe Sales & Service Support (SSS) dont le rôle est de soutenir des équipes du CRC (Front Office) et du management d’Hermès.com Europe dans la gestion des magasins e-commerce, afin d’offrir la meilleure expérience possible aux clients et de faciliter les opérations au quotidien.

Vous interviendrez en soutien des trois responsables sur les activités listées ci-dessous, de manière polyvalente et en fonction de la charge de travail constatée.

Principales activités

Gestion des incidents (téléphonie, systèmes d’information, logistique)

Être le relai des équipes CRC auprès des équipes internes en charge des activités digitales, informatiques et logistiques. Remonter, filtrer et prioriser les anomalies rencontrées et clarifier les différents processus.

Transports

  • Suivre les expéditions via les outils mis à disposition par nos transporteurs, et s’assurer de leur livraison dans les temps. Informer les équipes du CRC en cas de retard ;
  • Répondre aux sollicitations des transporteurs : fournir les factures, documents matières dangereuses et autres documents demandés ;
  • Traiter toutes les demandes manuelles (expéditions, pick-up, etc.) via les outils mis à disposition par nos transporteurs ;
  • Remonter, suivre et résoudre les dossiers de réclamations suite aux pertes ou vols de colis.

Paiements & fraude

  • Assurer, de manière hebdomadaire, le suivi des impayés et litiges sur des paiements via les outils associés, et garantir un taux de réponse de 100 % ;
  • Réaliser quotidiennement des opérations de débits et crédits (remboursements) manuels ;
  • Réaliser des clôtures de caisse (rapprochement du chiffre d’affaires et des encaissements) quotidiennes et hebdomadaires, ainsi que la revue régulière des différents statuts de paiement bloquants.

Supervision des stocks

  • Optimiser le délai d’intégration en stocks des marchandises (transferts entrants, réceptions) ;
  • Revoir et corriger, quotidiennement, les stocks sur notre outil de gestion des ventes (Cegid) ;
  • Saisir les transferts de marchandises à destination des magasins du Groupe.

Services administratifs

  • Assurer le suivi des réservations de produits, de manière hebdomadaire, et les solder si elles sont plus anciennes que le délai fixé ;
  • Assurer quotidiennement le suivi des retours : créer les échanges et répartir les appels client à effectuer auprès des équipes du CRC ;
  • Revoir quotidiennement les commandes dont le paiement a échoué, et répartir les appels client à effectuer auprès des équipes du CRC ;
  • En lien avec les équipes du CRC, fournir aux équipes logistiques les documents CITES pour les commandes qui le nécessitent.

 

Profil du candidat

Vous préparez un diplôme Bac +3/4/5 (école de commerce, université...) avec une spécialisation en commerce international ou logistique.

Vous avez idéalement une première expérience au sein d’une équipe de support aux activités commerciales, ou de support informatique. 

De fortes capacités relationnelles vous permettront de faire le lien entre les équipes commerciales et les prestataires internes ou externes avec lesquels vous serez en contact.

Vous avez le goût du travail en équipe, et de fortes capacités d’organisation, d’autonomie, de gestion des priorités et de rigueur.

Vous avez une très bonne maitrise des outils bureautiques (en particulier Excel, Outlook et PowerPoint) et une appétence pour les systèmes d’information (la connaissance d’une ou plusieurs des applications utilisée « Slack », « Adyen », « Magento », « Cegid », « M3 », « Manhattan » est un plus).

Vous avez un bon niveau d'anglais.