Ta mission principale

Ta mission principale consiste à assurer le remplacement de Marion (HR/OPS Manager) pendant son congé maternité. Au sein de l’équipe OPS, sous la responsabilité partagée de Nicolas (DGA) ; en collaboration quotidienne avec une vingtaine de salariés d’Haigo et Sid Lee à Paris.

Ce poste est un temps partiel 3 jours par semaine.

Tu devras faire en sorte que les haigonautes et nos partenaires puissent se concentrer sur ce qui compte vraiment : leurs clients, leurs métiers et leur développement.
Comment ? En enlevant toute friction entre eux et Haigo, pour que nous soyons l’entreprise avec laquelle il est agréable et efficace de travailler.

Concrètement, cela veut dire travailler au sein de notre équipe Opérations pour que nos outils et process administratifs et financiers soient les plus utiles et fiables possibles.

Au quotidien, tu simplifies donc la vie des haigonautes, de notre comptable, de nos fournisseurs et de l’administration française.

Ce poste est donc très riche et varié car il englobe les fonctions suivantes : Gestion des ressources humaines, suivi comptable, process administratif, événementiel, etc. C’est aussi l’occasion de participer à tous nos moments de vie et de formation, de découvrir le Design, l’Agilité au sein d’une entreprise libérée, sous la responsabilité de Nicolas (Associé et Directeur General Adjoint).

Voici les thématiques sur lesquelles nous avons besoin de toi et de tes talents :

Gestion et développement RH
Objectif : Assurer la paye, répondre à nos obligations légales, s’assurer que les salariés aient tout ce qu’il faut au quotidien pour se consacrer pleinement à leurs projets clients, être un rouage fluide dans l’équipe OPS.

Administration / Paie - en collaboration avec le cabinet de paie et l’aide de Sylvia (RH Manager @Sid Lee Paris) :

• Mettre à jour les différents tableaux de suivi du personnel : salaire, primes, arrivées, départs, etc.

• Vérifier / attribuer les primes et avantages divers : perks, autoformation, etc.

• Mettre à jour les documents réglementaires réclamés par les administrations publiques : RUP, DUE, médecine du travail, mutuelle, déclarations sociales, etc.

• Rassembler et transmettre les variables RH au comptable : congés, pièces justificatives, augmentations, arrivées, départs, etc.

• Commander les tickets restaurants Swile à l’aide de notre logiciel Lucca

• Répondre aux sollicitations / questions au fil de l’eau de la part des haigonautes : création des attestations employeurs, questions sur les bulletins de paye, sur les process, les besoins, etc.

Autres :

• Participer à la mise en place de nouveaux accords d’entreprises

• Gérer l’imprévu

Formations :

• Gérer et alimenter le plan de formation 2024

• Identifier nos droits avec notre OpCo

• Effectuer le suivi et les besoins des haigonautes avec leurs managers et le codir

• Effectuer le suivi / voir piloter ou challenger notre feuille de route bi annuelle (rendez vous individuel qui vise à faire le point sur les objectifs et l’évolution des salariés)

Recrutement :

• Qualification téléphonique, rédaction d’annonces et gestion de l’ATS Welcome to the Jungle, coordination des recrutements (tu seras le fil conducteur de l’avancée des différents candidats en process)

• Alimentation et nursering du Pool Candidat : Sourcing Linkedin, suivi de notre dashboard de vivier de talent avec l’aide de Felipe (Partner et Directeur général adjoint)

• Piloter et améliorer en continu le process d’onboarding et d’outboarding en collaboration avec Felipe

Gestion des opérations :

Objectif : S’assurer que les salariés aient tout ce qu’il faut au quotidien pour se consacrer pleinement à leurs projets clients, être un rouage fluide dans l’équipe OPS.

Outils / Process :

• Mettre à jour notre Notion Tut’ops lorsque c’est nécessaire

• Amélioration continue des process opérationnels : rituels hebdomadaires, adaptation des obligations légales et transmission des informations aux haigonautes

• Suivi du budget OPS : Effectuer la remontée d’information, à minima une fois par mois, et s’assurer que les budgets sont bien respectés : fournitures, outils, évènements, etc.

Moments de vie :

• Participer et alimenter le contenu voir accompagner l’organisation des alls hands, codir, weekly OPS

• Animer et organiser nos Haigoday(s), apéritif(s), conférences internes

• Participer à nos évènements exceptionnels : Haigodays (Séminaire, 1 par trimestre), Haigodrinks (1 par trimestre), Meet ups et autres formats TBC, Lunch&Learn hebdomadaires, etc.

Vie de bureau :

• Commande du matériel et des fournitures (approvisionnement, vérification du bon état de notre matériel)

• Collaborer avec Said (office manager Sid Lee Paris) sur nos besoins concernant les locaux : réservation de salles, petits travaux, etc.

• S’assurer que nos bureaux soient en ordre et rangés : trouver des astuces pour motiver les haigonautes à le faire (nudge management bienvenu)

• Commander le matériel nécessaire pour les haigonautes (ordinateur, adaptateur, housse)

• Effectuer le suivi administratif et comptable des licences via la plateforme Spendesk

• Optimiser nos besoins de licence (nombre de salariés / licence)

Diplômé(e) en RH / Gestion administrative ou avec une expérience significative dans ces domaines, nous souhaitons que tu puisses travailler en autonomie totale sur la gestion et le développement RH. Le vocabulaire des ressources humaines n’a aucun secret pour toi : RUP, CSE, DUE, AGEFIPH, etc.
Une bonne connaissance d’Excel te permettra de manier avec aisance les différents fichiers de suivi opérationnels que nous utilisons.
Une expérience en gestion opérationnelle sera un plus afin que tu puisses t’adapter au mieux

Nous recherchons surtout un profil débrouillard(e) qui a une tête bien faite, un esprit curieux, organisé et fiable.

Nous serons ravis d’échanger avec toi si :

• l’humain compte pour toi (et sur toi) : on dit de toi que tu sais construire des relations basées sur la confiance, l’intégrité et l’authenticité

• tu aimes travailler en équipe et sait t’adapter à tous types de profil

• capacité à penser stratégiquement à une situation dans son ensemble, tout en restant pratique pour exécuter les responsabilités quotidiennes

• “Solide sens des affaires”, avec une compréhension approfondie des objectifs opérationnels, alignant les processus humains et les stratégies RH

• Excellent communicateur avec de fortes capacités d’écoute et d’écriture

• tu es curieux(se)

• tu as déjà eu une expérience similaire d’au moins 2 ans

• tu n’as pas peur de gérer une todo list longue comme le bras et switcher d’une tâche à l’autre telle un(e) équilibriste

• tu as déjà sauté de joie à la vue d’une formule excel réussie ou d’un rangement coordonné (fan de Marie Kondo bienvenu(e))

Avant tout, nous passons beaucoup de temps sur les CVs et les messages qui les accompagnent.
Nous t’invitons à être clair(e), précis(e) et surtout explique nous en quoi tu pourrais nous aider à construire une agence pour laquelle les gens aiment travailler.

Spoiler Alert : sans un petit message accompagnant ton CV pour nous expliquer pourquoi ce serait dommage qu’on ne travaille pas ensemble, ta candidature sera automatiquement rejetée.

Etape #2 : Pré-screen de 30-45 min avec Marion, la RH

Tu échangeras avec notre RH pour parler de toi, de tes rêves et de tes objectifs, ta recherche et voir comment ils pourraient matcher avec de ceux de Haigo.

Etape #3 : Deuxième entretien physique (ou vidéo si nécessaire) avec deux Haigonautes

Tu rencontreras un binôme d’Haigonautes (Program Manager et Designer) afin de parler plus en détail de tes expériences, tes clients, tes précédentes missions, etc. On aimerait t’écouter nous expliquer l’un de tes projets, vous échangerez ensemble sur la technique de ton métier.

Etape #3bis : Troisième entretien physique (ou vidéo si nécessaire) avec deux autres Haigonautes

Tu rencontreras un autre duo pour parler de toi et de la manière dont tu aimes travailler et être accompagné.e.

Etape #4 : Quatrième et dernier entretien physique (ou vidéo si nécessaire) avec un Partner

Tu discuteras enfin avec un des Partners, Felipe (DGA), Nicolas (DGA) ou Guewen (DG et co-fondateur), pour parler de la vision de Haigo et d’un futur commun.