Mêler missions d’assistanat et d’office management au sein d’une société internationale en plein développement vous tente ? Vous souhaitez faire partie d’une équipe à taille humaine qui comptera sur vous. L’environnement de travail, propice à ce que vous soyez le point de contact de tous, est très agréable. Vous êtes toujours prêt(e) à épauler l’équipe.
Vous travaillerez de façon transversale avec les équipes pour assurer le bon fonctionnement du bureau au quotidien. Vous serez un contributeur clé en veillant à ce que les équipes bénéficient d’excellentes conditions de travail, tout en offrant un soutien de premier ordre sur les aspects administratifs et de gestion de bureau.

Vos missions (liste non exhaustive) sont les suivantes :
• Vous êtes en charge de l’accueil téléphonique et physique de nos visiteurs et de la gestion du courrier et des documents,
• Vous répondez aux besoins et demandes des équipes au quotidien pour assurer leur bien-être au travail : votre priorité est de leur assurer le meilleur quotidien possible (notamment demandes de matériel, organisation de déplacements, centralisation des besoins, etc)
• Vous êtes en charge de garder les bureaux approvisionnés (gestion des achats et des stocks), propres, organisés et bon état de maintenance
• Vous êtes l’interlocuteur privilégié des fournisseurs et prestataires au quotidien

• Vous intervenez en appui administratif :
o dans le processus achat/comptable : réception des factures d’achat, validation des PO, suivi des couts relatifs à votre périmètre
o dans la mise en place des contrats clients (collecte documents, lien avec traducteurs, officialisations , etc)
• Vous êtes capable de mettre en œuvre des processus et des systèmes ou d’en créer de nouveaux pour le bon fonctionnement du bureau

• Vous garantissez le respect des normes et la sécurité des biens et des personnes sur le site en vous assurant que toutes les installations sont conformes à la réglementation en matière de construction, de santé, de sécurité et d’incendie
• Vous pouvez intervenir en appui sur certains projets transversaux permettant d’améliorer le quotidien des équipes

• Vous agissez également en tant que point de contact logistique pour tous les événements organisés par et pour nos différentes équipes (réunions clients, salariés, partenaires ; organisation d’évènements tels que les salons, les réunions commerciales, etc)

Vous vous assurez que nos locaux soit une « great place to work » en veillant à ce que l’environnement soit positif, confortable et fonctionnel pour toute l’équipe.
Vous avez envie d’être le pilier de l’équipe. Jongler entre différentes tâches ne vous effraie pas, bien au contraire. Vous avez l’habitude de travailler en équipe et savez vous adapter à chacun de vos interlocuteurs.

• 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction similaire dans un environnement start up international
• Anglais courant, une autre langue serait un plus
• Parfaite maitrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook) et collaboratifs (planning partagé, web conférence, etc, …)
• Polyvalence et autonomie, sens du service à toute épreuve, force de proposition pour accompagner les équipes et améliorer leur quotidien.
• Compétences organisationnelles et sens du détail
• Communication, écoute, proactivité

1er entretien RH d’1/2 heure
Entretien avec l’équipe et mise en situation