Office manager & assistante Finance, RH, Commercial
Calmedica

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Office manager & assistante Finance, RH, Commercial

The company

Calmedica

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  • Software
  • From 15 to 50 employees

The job

Office manager & assistante Finance, RH, Commercial

This position was filled!

Qui sont-ils ?

Calmedica est née de la volonté de mettre la e-santé à la portée de tous. Son logiciel permet de suivre les patients grâce à une technologie accessible à tous : le SMS.
8 millions de patients de 18 à 96 ans ont été suivis dans le cadre de leur maladie.
Son système de télésurveillance suit les patients autour d’un événement de soin par exemple une opération chirurgicale ou atteints de maladies chroniques.
Ses clients sont les hôpitaux et les industriels de santé.

Calmedica
Envie d’en savoir plus sur Calmedica ?Culture d'entreprise, équipes, stack technique, offres d'emplois... C’est parti pour l’immersion !
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Descriptif du poste

Sous la supervision du DG assurer l’assistanat administratif et commercial et le bien être au travail par la gestion quotidienne de l’espace de travail

A propos

Fondée en 2013, Calmedica s’est donnée pour mission de mettre la e-Santé à la portée de tous.

Leader de la télésurveillance, elle édite Memoquest plateforme multicanal incorporant un robot conversationnel SMS permettant aux hôpitaux et cliniques de suivre les patients à domicile.

Aujourd’hui Calmedica sert plus d’une centaine d’établissements de santé dont des clients prestigieux tels que l’Assistance Publique Hôpitaux de Paris, des CHU, hôpitaux publics comme privés et a suivi 15 000 000 de patients.

Responsabilités

Vie du bureau

  • Organiser les séminaires semestriels

  • Organiser l’onboarding des nouveaux arrivants

  • S’assurer du bon fonctionnement et de l’organisation du bureau (faire respecter les règles du bien vivre ensemble, être force de proposition pour améliorer la vie du bureau

  • Organiser des événements clients dans les locaux en relation avec l’équipe marketing et communication 

  • Gestion administrative (courrier, commandes de fournitures,…)

Gestion des commandes clients

  • Préparer les devis pour le renouvellement des commandes en lien avec le service commercial

  • Réceptionner, classer les commandes et informer le service commercial

  • Les saisir sur l’outil de suivi (Excel ou Memoquest)

Gestion des factures

  • Edition des factures dans MEG à chaque fin de trimestre

  • Envoi des factures aux clients (mail ou chorus pro)

  • Réponse aux questions des clients

Relance des clients

  • Relance téléphonique ou par email des factures impayées

  • Tenue du fichier de suivi des relances

Préparation des éléments comptables

  • Récupérer les factures sur les espaces clients des fournisseurs et les mettre à disposition du cabinet comptable

  • Revoir mensuellement avec le cabinet comptable les pièces manquantes et les récupérer

Tenue des dossiers RH

  • Réception et classement des documents personnels des salariés à leur arrivée (CNI, RIB, attestation de sécurité sociale, etc…)

  • Classement au fil de l’eau des documents de paie

  • Constituer le tableau Excel des virements

  • Recrutement *

  • Publier les annonces de recrutement

  • Organiser les rendez-vous avec les candidats

  • Trouver les sites sur lesquels faire les annonces de poste

  • Faire les courriers d’augmentation

  • Rédiger les fiches de poste

Administration commerciale

  • Préparer les documents de réponse aux appels d’offre

  • Rechercher les contacts de prospects

  • Mettre en forme les argumentaires de vente (powerpoint)

  • Soutenir l’équipe pour organiser les salons professionnels et les événements clients

  • Faire une veille des appels d’offre et des appels à projets

Profil recherché

Nous t’invitons à postuler si tu es motivé(e), dynamique et si :

  • Tu as une expérience significative en Office Management ou secrétariat dans une
    entreprise en forte croissance
  • Tu as le sens du service et un sens du détail aiguisé
  • Tu es une personne très organisée : passer rapidement d’un sujet à un autre ne te fait
    pas peur et tu sais prendre du recul sur les projets à mener
  • Autonome, fiable, tu es également très réactif(ve) et problem-solver
  • Rigoureux(se) et professionnel(le), tu aimes travailler en équipe
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Questions et réponses sur l'offre
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