OFFICE MANAGER (F/H) Zmirov Communication
Agence de relations médias et influence basée à Paris.
Permanent
Paris
No remote
Salary: Not specified
Skills we're looking for
Safety procedures
Negotiation skills
Safety management
Problem-solving skills
Supply chain management
+1
You'll be part of
47 employees
Digitálne technológie
Vzťahy s verejnosťou
Event Management
Average age: 28
Founded in 1994
Revenue: 15M€
Zmirov Communication est une agence de Relations Media & Influence indépendante, créée en 1994 par David Zmirov, basée en plein cœur de Paris, dans le quartier Montorgueil. Agence RP de l’année 2024, elle est membre du SCRP (Syndicat du Conseil en Relations Publics) et fait partie de Zmirov PR Group aux côtés des agences asap et LivingRoom.
Son expertise en communication produit et corporate s’exprime dans des univers variés tels que le sport, la tech, la mode, la beauté, la déco, le food & drinks ou la mobilité, avec une approche créative et pluridisciplinaire : relations médias, influence, social media et événementiel. Sa créativité a été plusieurs fois récompensée au Grand Prix Stratégies de l’Influence.
Zmirov Communication accompagne de grandes marques référentes sur leurs marchés telles que Aigle, Leboncoin, The North Face, Seloger, Heineken, Havaianas, les cafés Malongo, arena, L’Étudiant, Garmin, Atol, Ikea, Eastpak, Marshall, Stanley, Renault, Danone… et bien d’autres.
Au cœur de son identité et de ses méthodes, l’agence s’appuie sur quatre valeurs fondatrices :
• Fiabilité : Faire ce que l’on dit, et dire ce que l’on fait, est la base de la relation de confiance tissée avec les clients comme avec les collaborateurs.
• Ambition : Une ambition portée par une culture d’agence indépendante, ouverte à tous les possibles. Elle encourage l’audace, l’envie de dépasser les attentes et de concilier sens et performance.
• Initiative : L’initiative est au cœur du métier de l’agence : capter les tendances, imaginer des idées singulières, créer des connexions inattendues.
• Respect : Valeur essentielle, socle des trois précédentes. Il garantit le bien-vivre dans l’entreprise, des relations équilibrées et constructives avec les clients, les collaborateurs et les partenaires.
You'll be working on
Véritable point de coordination de la vie interne de l’agence, vous veillez au bon fonctionnement des bureaux, assurez le suivi logistique et opérationnel de l’environnement de travail.
Au sein du Pôle Administratif de l’agence et en coopération avec l’ensemble de ses collaborateurs, vous aurez la charge les missions suivantes :
Gestion des locaux et vie d’agence
Veiller au bon état général des bureaux et des espaces communs ;
Identifier les besoins d’entretien, de réparation ou d’aménagement ;
Organiser les interventions de maintenance et assurer leur suivi ;
Gérer les clés, badges, accès et éventuels dispositifs de sécurité ;
Suivre les contrats liés à la maintenance des locaux (chaudière, climatisation, transporteur …) ;
Participer à l’aménagement et à l’optimisation des espaces de travail ;
S’assurer du respect des règles de sécurité et des procédures internes ;
Assurer la gestion du planning du flex office (toutes les 2 semaines) ;
Réservation de vols/hôtels pour les déplacements (via FairJungle).
Gestion des stocks et des prestataires des services généraux
Assurer la logistique des cadeaux clients : commandes, préparation et envois ;
Gérer les stocks de dotations (presse et influenceurs) entreposés à l’agence, réceptionner et contrôler les livraisons ;
Gérer les fournitures de bureaux, consommables, produits d’entretien et équipements communs ;
En charge de la gestion du parc informatique Mac, en collaboration avec l’entreprise prestataire ;
Anticiper les besoins et passer les commandes ;
Mettre à jour les tableaux de suivi des contrats, fournisseurs et dépenses ;
Respecter les budgets et signaler les éventuels écarts ;
Participer à la négociation ou à la renégociation des contrats.
Accueil
Assurer l’accueil physique de l’agence (déjeuner et fermeture agence) ;
Organisation des Portes ouvertes (Press day) de l’agence (3 fois/an) : préparation et organisation avec les équipes, commande d’équipements, coordination avec la scénographe.
We're looking for
Vous disposez d’au moins 2 ans d’expérience sur un poste similaire. Une première expérience en agence ou dans un environnement créatif est un véritable atout ;
Vous êtes une personne rigoureuse, organisée, autonome, réactive et dotée d’un excellent relationnel ;
Vous avez un grand sens de l’organisation ;
Vous savez faire preuve de diplomatie et de discrétion ;
Vous êtes doté.e d’un grand sens de l’organisation ;
Ce poste n’est pas éligible au télétravail.
How we hire
Entretien avec la DRH et la Responsable Admin
Entretien avec le CEO
