Assistant/e de la cheffe de service Ministère de la Culture

Vos missions en quelques mots

Missions :

Les missions de l'assistant/e de la cheffe de l'UDAP sont les suivantes :

Au niveau du secrétariat de la cheffe de l'UDAP :

- organiser l'agenda et assurer le secrétariat de la cheffe de service

- garantir le lien avec tous les partenaires concernés notamment la Préfecture

- assister la cheffe de service dans les enjeux ressources humaines : suivi des congés, candidatures stagiaires...

- préparer certaines commissions comme les commissions départementales de la nature, des paysages et des sites (CDNPS)

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Au niveau du service :

- accueillir physiquement les rendez-vous programmés ou les demandes de renseignements sans rendez-vous

- accueillir téléphoniquement et proposer des premières solutions techniques simples et / ou orienter vers un technicien

- assurer la gestion du courrier entrant et sortant

- gérer la messagerie électronique fonctionnelle du service

- assurer la logistique du service : gestion des achats, stocks et contrats

- assurer la gestion de la bibliothèque : suivi de la base de données

- assurer la revue de presse quotidienne

- être la référente " Communication " entre l'UDAP et la DRAC

- être la référente pour la répartition des dossiers " démarches simplifiées " : assurer la répartition des dossiers entrant au service et dispatch vers les collègues concernés des dossiers " démarches simplifiées "

- être la référente archivage pour le service, en lien avec le réseau " gestionnaires et responsables des archives " (groupe de travail), assurer la gestion administrative des archives : mise en oeuvre du plan de gestion des archives avec les archives départementales

- Suppléante de la référente " Guichet unique UDAP dossiers MH ".

Correspondante " Annuaire du Ministère "