Assistant(e) de Direction Privée Senior iVesta Family Office
Family Office pour entrepreneurs avec transparence et alignement d'intérêts.
Permanent
Paris
Occasional remote
42K to 48K € a year
> 5 years
5 years of study
Skills we're looking for
Attention to detail
Financial management
Confidentiality
Teamwork
Autonomy
+7
You'll be part of
50 employees
Finance
Average age: 32
Founded in 2016
60%
40%
iVESTA est le Family Office qui réunit les entrepreneurs !
iVESTA Family Office a une ambition simple : être LE Family Office de référence pour les entrepreneurs nouvelle génération en leur permettant de piloter leur patrimoine comme ils pilotent leur société.
Son positionnement bouscule les codes en se fondant sur un nouveau paradigme : remettre le client au centre de la relation, avec transparence et alignement d’intérêts.
En 3 ans, iVESTA a déjà atteint les meilleurs classements de Multi Family Office et conseille plus de 80 clients pour près de 5 Mds d’euros.
L’équipe ne cesse de s’enrichir de nouveaux talents pour répondre à une mission simple : accompagner ceux qui veulent être entrepreneur de leur patrimoine.
You'll be working on
iVesta Family Office accompagne une clientèle fortunée dans la gestion de ses problématiques patrimoniales, administratives et familiales.
Nous évoluons dans un environnement exigeant, confidentiel et haut de gamme, au service d’une clientèle à très fort patrimoine.
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction Privée Senior – Family Executive Assistant, capable de prendre en charge avec une grande autonomie les sujets personnels et familiaux de nos clients.
Véritable interlocuteur(trice) de confiance, vous assurez le suivi de dossiers variés et parfois complexes, avec un haut niveau d’exigence, de discrétion et de réactivité.
Vos missions principales
Gestion administrative privée et familiale
Prendre en charge et piloter les sujets administratifs personnels et familiaux de nos clients : documents officiels, assurances, abonnements, contrats, formalités diverses, etc.
Organiser et suivre les démarches administratives : passeports, visas, formalités notariales et dossiers spécifiques ou internationaux.
Coordonner les différents prestataires intervenant dans la vie privée des clients : personnel de maison, assureurs, conseils et prestataires spécialisés.
Superviser le suivi des résidences et des biens mobiliers et immobiliers : maintenance, travaux, inventaires, contrats et interventions.
Assurer le suivi des dépenses, factures et budgets familiaux.
Centraliser les informations et garantir un suivi rigoureux des échéances et des dossiers en cours.
Coordination et gestion des interlocuteurs
Être un point de contact privilégié pour les clients et leurs familles.
Coordonner les différents interlocuteurs internes et externes : Family Officers, banques, notaires, avocats, assureurs, prestataires et partenaires.
Comprendre les enjeux des différents dossiers afin de faciliter leur traitement et leur suivi.
Assurer une circulation fluide et confidentielle de l’information.
Gérer plusieurs sujets simultanément en sachant identifier les urgences et arbitrer les priorités.
Suivi financier et analyse
Assurer un suivi précis des dépenses, budgets et flux liés aux différents sujets familiaux.
Manipuler et consolider des données chiffrées, notamment sous Excel.
Comprendre les principaux sujets financiers et patrimoniaux traités par les Family Officers afin d’en assurer efficacement le suivi administratif.
Préparer des synthèses et éléments de suivi fiables permettant une prise de décision rapide.
Contrôler la cohérence des informations et identifier les éventuelles anomalies ou informations manquantes.
Anticipation et résolution de problèmes
Anticiper les besoins des clients et identifier les actions à mener avant qu’elles ne deviennent urgentes.
Prendre en charge les imprévus avec réactivité, discernement et sang-froid.
Rechercher et proposer des solutions concrètes, fiables et adaptées.
Faire preuve d’initiative tout en sachant identifier les sujets nécessitant un arbitrage.
Contribuer à l’amélioration continue des méthodes de travail et des processus internes.
We're looking for
Vous disposez d’une expérience confirmée d’au moins 5 ans dans des fonctions d’assistanat de direction, d’assistanat privé, de Family Office ou dans un environnement comparable à haut niveau d’exigence.
Une expérience auprès de dirigeants, entrepreneurs, familles privées ou dans un environnement financier constitue un réel atout.
Au-delà de votre expérience, nous recherchons une personne avec un fort esprit analytique et structuré, particulièrement à l’aise avec les chiffres, les données et les problématiques complexes.
Une formation ou une sensibilité scientifique, économique, financière ou quantitative sera particulièrement appréciée.
Vous n’avez pas nécessairement exercé au sein d’un Family Office, mais vous devez être capable de comprendre rapidement les mécanismes et le vocabulaire de la finance et de la gestion patrimoniale, afin d’échanger efficacement avec nos Family Officers et les différents conseils de nos clients.
Vous êtes habitué(e) à gérer des sujets confidentiels et sensibles et savez travailler avec un niveau important d’autonomie et de responsabilité.
Vous disposez notamment :
d’excellentes capacités d’organisation, de priorisation et d’anticipation ;
d’une réelle aisance avec les chiffres et d’un excellent esprit d’analyse ;
d’une très bonne maîtrise d’Excel et des outils bureautiques (Word, PowerPoint, Outlook) ;
d’une excellente expression écrite et orale ;
d’une grande aisance relationnelle avec des interlocuteurs exigeants et de haut niveau ;
d’un anglais professionnel courant, à l’écrit comme à l’oral ;
d’une capacité à comprendre rapidement de nouveaux sujets, même techniques ;
d’une réelle capacité à gérer plusieurs dossiers complexes simultanément.
Qualités recherchées
Discrétion absolue et sens aigu de la confidentialité.
Grande autonomie et sens des responsabilités.
Rigueur et fiabilité.
Esprit analytique et goût des chiffres.
Curiosité intellectuelle.
Proactivité et capacité d’anticipation.
Excellent sens du service.
Réactivité et capacité à gérer les imprévus.
Diplomatie, assertivité et intelligence relationnelle.
Attention portée aux détails.
Capacité à travailler sous pression tout en maintenant un haut niveau de qualité.
Esprit d’équipe et approche résolument orientée solutions.
How we hire
3 à 4 entretiens en visio et dans nos locaux
Key figures
In short
Founding year
2016
Employees
50
Average age
32
Gender
40%
60%
