Nous recrutons un Office Manager pour soutenir et accompagner notre équipe actuelle composée de plus 40 personnes basées à Paris et 35 en Espagne. Ce rôle comprend une variété de tâches, qui sont au cœur de la vie du bureau.
Le candidat idéal aura déjà travaillé dans une entreprise de service, de conseil et de préférence dans un environnement créatif. Ce rôle nécessite d’avoir une personnalité ouverte, curieuse et dynamique, avide d’apprendre et de découvrir les multiples facettes de notre métier.
Dans ce poste « multi-casquette » et extrêmement dynamique, vous intervenez tant sur de la gestion de projet clients, que sur la gestion financière, administrative et RH de la société, en interne et en étroite collaboration avec les dirigeants et les collaborateurs de l’agence.

Office Management :

• Animation de la vie du bureau et promotion de la convivialité au sein de WITH: anticiper les besoins festifs liés à des événements et célébrations spécifiques (anniversaires, gains de nouveaux clients, déjeuners et dîners clients, travaux associatifs, etc.), définir un planning en conséquence et organiser les éléments.
• Au quotidien, définir et veiller au bon fonctionnement et à la disponibilité des stock de produits alimentaires, fournitures de bureaux, assurer la relation avec les prestataires externes. Vous aimez être « aux petits soins » des collaborateurs et être constamment à la recherche de nouvelles offres et de nouveaux fournisseurs, être à l’écoute
• Communication interne: être force de proposition, un relais et un soutien de notre Communications Manager pour orchestrer la communication interne (newsletter, intranet Notion, etc) et externe (soutien aux événements clients).

Coordination de Projet Financier et Administratif RH :

• Suivi financier et comptable des projets (reporting et budgets de fonctionnement, émission des factures, vérification et suivi du paiement des factures des prestataires externes, réalisation et analyse des tableaux de bord)
• Coordination et suivi mensuel et annuel avec l’organisme expert-comptable
• Gestion des notes de frais
• Suivi Administratif RH :
• Administratif RH: Coordination des fiches de paie, gestion de l’outil SIRH (absences et planning des vacances), soutien pour la préparation des contrats de travail, suivi des contrats de mutuelle, des process de visas pour collaborateurs étrangers, etc
• On-boarding des nouveaux collaborateurs: prise en charge du process d’on-boarding, organisation des arrivées et des départs des collaborateurs, gestion de l’IT et de l’on-boarding administratif.

• Formation de niveau Bac +3/4 (Licence, Master 1 Gestion AES ou RH), vous avez idéalement déjà travaillé dans une société de service, en agence de communication et sous un environnement Mac.
• En plus des connaissances informatiques requises pour ce poste (Pack Office, outil SIRH) et administratives (suivi de la paie, contrats, etc), vous êtes autonome et polyvalent(e), organisé(e) et rigoureux(se).
• Vous disposez d’une grande capacité d’adaptation, d’un sens du service et des priorités, vous avez un grand sens de la confidentialité.
• Bonnes capacités rédactionnelles et notions en comptabilité sont souhaitées.
• La maîtrise de l’anglais est indispensable au quotidien, celle de l’espagnol serait un plus.