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Office manager

Plný úvazek
Paris
Plat: Neuvedeno
Příležitostná práce z domova

Pergamon
Pergamon

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Pozice

Popis pozice

Le rôle de l’Office Manager sera essentiel pour aider Pergamon à grandir en offrant à tous les consultants un cadre de travail agréable, cohérent avec les valeurs de l’entreprise, et en aidant la direction générale à consacrer davantage de temps à ses missions de développement commercial et de stratégie.

L’Office Manager sera rattaché à la direction générale de l’entreprise et sera le responsable administratif du bon fonctionnement de l’entreprise au quotidien. Il devra avoir un goût prononcé pour le travail en équipe et un très bon relationnel. S’agissant d’une création de poste, l’Office Manager sera chargé les 6 premiers mois de construire avec l’équipe de direction les bons process de fonctionnement avec l’équipe et de reprendre notamment progressivement la main sur les tâches administratives actuellement confiées à un prestataire externe.

Gestion administrative du cabinet et bureau

  • Gestion de l’administratif, des process et des outils ; amélioration des outils et process existants le cas échéant

  • Responsable du bon fonctionnement du bureau, de la coordination et du suivi des règles de vie et des bonnes pratiques définies par la direction ; distribution et suivi des accès au bureau via l’application dédiée ; supervision du prestataire de ménage ; intendance du quotidien : courrier, approvisionnement café, fournitures, etc. ;

  • Responsable du parc informatique (ordinateurs, téléphones…), anticipation des besoins (nouvelle arrivée, panne…) et suivi des commandes ; → outil à disposition : compte pro Apple

  • Suivi et renouvellement des abonnements presse ; suivi et renouvellement des abonnements aux outils informatiques (suite Office, comptes Google, logiciel de CRM…). → outil à disposition : coffre-fort numérique avec l’ensemble des accès et comptes

  • Responsable de la déclaration HATVP (déclaration de transparnece sur les actions de lobbying), en lien avec les consultants du cabinet ; → outil à disposition : Excel pré-rempli conformément aux instructions de la HATVP

  • Responsable de la bonne organisation de notre serveur (Dropbox) et préconisations d’organisation (audit régulier du “rangement” des dossiers, sachant que nous avons une “zero paper policy”.

Ressources humaines

On/off boarding des consultants

  • Préparation administrative des arrivées : préparation d’un draft de contrat de travail (sur la base d’un matériel informatique, accès aux différents services du cabinet (boîte mail…), gestion l’interface Payfit, lien avec le cabinet d’expertise comptable etc. pour la DPAE ; prise de rendez-vous avec le photographe pour création d’un profil sur le site web

  • Préparation administrative des départs : lien avec le cabinet d’expertise comptable.

Gestion administrative RH

  • Gestion des paies (via Payfit) ; gestion des remboursements Navigo et divers ;

  • Gestion administrative des absences, arrêts maladie, etc. → la plupart des tâches sont automatisées via Payfit, besoin d’intervention uniquement pour les cas “complexes” (arrêts maladies, congés formation, etc.)

N.B. : la validation des notes de frais et les demandes de congés sont directement gérées par les managers.

Gestion administrative du process de recrutement

  • Soutien de l’équipe de direction dans le suivi des process de recrutement : gestion des agendas afin de fixer les entretiens.

  • Diffusion des offres d’emploi sur les différents canaux : LinkedIn, Welcome To The Jungle, sites internet des grandes écoles et universités ; actualisation des annonces et re-publications régulières en fonction des besoins ;

  • Actualisation de notre espace marque employeur sur Welcome To The Jungle : s’assurer que les offres, les photos et les actualités du cabinet sont à jour.

Gestion administrative

Suivi des contrats

  • Gestion administrative des contrats clients : recensions des informations demandées sur le cabinet, préparation des volets administratifs des contrats (coordonnées, RGPD, etc.), rassemblement des documents administratifs demandés (kbis, attestation de RC PRO, URSSAF…) ;

  • Gestion administrative des contrats partenaires / sous-traitants / freelance ;

  • Actualisation du tableau de suivi administratif de nos clients → fichier excel déjà existant

Suivi de la facturation

  • Actualisation du tableau de suivi des facturation, gestion des bons de commande ;

  • En lien avec le responsable de compte, gestion et suivi de la facturation (création, envoi, relance…) ;

  • Suivi des paiements et des recouvrements des factures clients.

Suivi avec notre expert comptable

  • En lien avec l’équipe de direction, mise en place et actualisation trimestrielle d’un tableau de bord financier ;

  • Contrôle et saisie des pièces comptables ;

  • Suivi des notes de frais ; suivi des dépenses cartes bancaires.

Soutien à l’équipe de direction

Soutien aux missions stratégiques et commerciales de l’équipe de direction

  • Suivi, ordre du jour et compte-rendus des comités de direction ;

  • Soutien dans la gestion de l’agenda et déplacements (réservations) ;

  • Suivi et actualisation de la base de données et des listes de diffusion clients / prospects / partenaires ;

  • Suivi du remplissage des temps des consultants et mise en slides des rapports d’activité mensuelles à partir de l’outil Gryzzly (chiffres clés, nombre de jours vendus, rentabilité des comptes) ;

  • Supervision des opérations de communication externe (carte de vœux, organisation d’événements cabinets, etc.) ;

  • Envoi des notes de frais sur le logiciel de comptabilité.

Organisation de la vie du cabinet

  • Organisation de dîners d’équipe / after works / pots de départ / pots d’arrivée / séminaires d’équipe ;

  • Organisation des réunions d’équipe hebdomadaire.


Požadavky na pozici

En plus des connaissances techniques et informatiques requises pour ce poste, vous êtes polyvalent(e) et organisé(e). Vous disposez d’une grande capacité d’adaptation, d’un sens du service et des priorités. Vous ​avez un goût prononcé pour le travail en équipe et un bon relationnel. À la fois autonome et diplomate, vous êtes force de proposition et avez un grand sens de la confidentialité.

Vous êtes autonome et très rigoureux. Vous êtes curieux et avez envie d’aider une entreprise en pleine expansion. Première expérience souhaitée sur un poste similaire.

Statut : Cadre

Type d’emploi : Temps plein, CDI

Salaire : selon expérience + intéressement

Avantages : RTT (environ 10 jours par an), titre-restaurant, chèques cadeaux (Noël & vacances), tickets CESU

Lieu : 30, boulevard Haussmann - 75009 Paris

Télétravail : hors contexte sanitaire spécifique, télétravail possible 1 journée par semaine.

Date de prise de poste : dès que possible

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