Fort de ces réussites et des développements commerciaux, une des priorités de la société est la structuration du département Administratif et Financier pour accompagner l’entreprise dans sa croissance. Ainsi, nous recherchons un.e Office Manager.

Votre mission :

Rattaché.e hiérarchiquement à la Responsable Administrative et Financière, et en étroite collaboration avec les différents services de l’entreprise, vous occupez une fonction très polyvalente, qui nécessite autonomie et sens de l’initiative. Votre rôle est de rendre notre espace de travail un espace agréable à vivre pour tous ! Vos principales missions concernent les thématiques suivantes :

Assurer un accueil parfait et rendre les locaux accueillants :

• Assurer l’accueil physique

• Traiter le courrier et les colis

• Gérer les fournitures et le petit matériel d’entretien des locaux

• Faire remonter tout dysfonctionnement dans l’organisation des locaux

• Veiller à la qualité et la bonne tenue des bureaux

• Veiller au respect des consignes de sécurité

Assurer un bon accueil des nouveaux arrivants :

• Assurer l’onboarding des nouveaux collaborateurs (visite des locaux, récupérer leurs permis de conduire ou autres documentation, présentation du guide d’accueil et des différents services, …)

• S’assurer des stocks nécessaires pour l’accueil de nouveaux collaborateurs (PC, écrans, claviers, téléphones portables, …) et gérer les commandes éventuelles

• Paramétrer les PC pour les nouveaux collaborateurs, demander le rendez-vous à la médecine du travail, …

Accompagner l’équipe financière dans la revue des dépenses et notes de frais :

• Revoir quotidiennement les dépenses / notes de frais et affecter les axes analytiques (ce qui nécessite une connaissance du business et un dialogue avec les différents départements)

• S’assurer du respect de la politique de frais professionnels par les salariés

• Scanner quotidiennement les factures d’achat reçues par courrier, les classer et les charger dans l’outil de dématérialisation du process Achats

Autres tâches à définir suivant profil :

• Accompagnement du service financier pour toute démarche liée au déménagement des locaux (prévu sur le S1 2023)

• Suivi des contrats d’assurance liés aux locaux

• Aide aux dossiers administratifs en lien avec les banques

• Aide à l’établissement du budget des services généraux

• Aide à l’organisation d’événements

• Elaboration et suivi du stock de matériels événementiels (brochures, kakemonos, …).

• Vous avez une première expérience sur un poste similaire
• Vous avez une bonne maîtrise du Pack Office et surtout du logiciel Excel
• Vous avez le sens du service et l’esprit d’équipe
• Autonome, organisé.e, rigoureux.se, et proactif.ve, vous êtes reconnu.e pour votre approche opérationnelle et pour vos qualités relationnelles et de synthèse. Vous êtes prêt.e à vous investir dans une entreprise en croissance au cœur de la transition énergétique, sur un poste polyvalent qui vous donnera une vision large des enjeux de l’entreprise.

Orthographe irréprochable
La maîtrise de l’anglais est un plus

• Appel avec Emmanuelle (Responsable Administrative et Financière)
• Entretien de 30mn à 1h avec Emmanuelle
• Entretien avec Hugues (CEO et co-fondateur)
• Rencontre avec des membres de l’équipe Newheat