Avec l’augmentation de l’activité de Gifts for Change, les tâches de la team “production, achat, supply chain” se sont multipliées. Nos process s’améliorent, beaucoup d’outils ont été mis en place même s’il reste un grand nombre d’étapes chronophages, qui ne sont pas optimisées.
Le poste représente un point de rencontre clé entre toutes les fonctions de l’entreprise. Un regard critique et une démarche d’optimisation continue de ces tâches seront attendus, afin de contribuer à améliorer la productivité et l’efficacité de l’entreprise.
Nous sommes actuellement 2 sur la team et nous recherchons donc un.e second.e Assistant.e Administration Des Ventes - Supply chain (ADV) pour prendre en charge ce défi !
Il.elle sera rattaché.e à notre Directeur de Production, responsable de la relation avec nos fournisseurs, du suivi de la production et de la qualité de l’ensemble des commandes passées par les clients Gifts for Change.

Vos principales tâches :

• Pilotage d’une commande en Production

C’est la fonction principale de la team « Production Qualité Logistique ».

• Suivi de chaque Opportunité lui étant attribuée depuis la phase de chiffrage additionnel jusqu’à la livraison et éventuellement le SAV.
• Gestion de la charge des ateliers en collaboration avec le Directeur de Production
• Prise en charge et traitement des informations de chaque Opportunité : Bons de commandes, contrats, fichiers de production, BAT, BL, 1er de série
• Gestion des stocks de matières stockées
• Inventaires et valorisation
• Aide au référencement de Gifts for Change chez nos clients (fiches de référencement à remplir)

• Relation fabricants/ fournisseurs, démarche qualité
Contribuer à la relation avec nos fournisseurs, à la remontée d’informations et suivre le bon déroulé des expéditions.

o Organisation des ramassages chez les fabricants
o Réclamations transporteurs/ fournisseurs, suivi des remboursements
o Dossiers d’assurances transports (perte/ pbs livraisons)
o MAJ tarifs d’achats, fiches fournisseurs dans les outils de GFC
o Demande et collecte d’informations fournisseurs dans le cadre de la démarche QHSE de la société

• Logistique
Du plus simple envoi Chronopost à l’organisation d’une livraison sur plateforme logistique en passant par l’expédition de marchandises à l’export.

• Commande de transport messagerie colis et palettes
• Saisies d’adresses de livraisons, facturation
• Envoi de Bons de Livraison au client
• Prise de rdv pour livraison et gestion des plateformes logistiques client
• Suivi des livraisons
• Suivi de bonne réception clients
• Interprétation des contraintes logistiques Client et mise en œuvre de solutions adaptées. Eventuellement recherche et commande de produit de conditionnement adaptés

• SAV clients
Contribuer à la relation clients, à leur satisfaction, leur suivi et aider à résoudre les problèmes éventuels.

o Envoi questionnaire de satisfaction post-commande
o SAV clients pour demandes administratives diverses (ex : renvoyer une facture, un bon de livraison, suivre l’avancement de la commande etc…)

• Achats
Les Achats constituent une part essentielle de la fonction. Ils impactent directement les comptes de l’entreprise et sont donc des opérations particulièrement sensibles.

• Négociation de prix, délai, qualité
• Respect des prix négociés
• Contrôle à distance des réceptions de produits chez nos partenaires
• Vérification et saisie des factures dans notre CRM. Contestation auprès du fournisseur au besoin
• Mise des factures au paiement comptable

• Gestion de Production
La bonne gestion du flux de production nécessite une analyse et une anticipation permanentes. Des outils spécifiques à notre activité ont été mis au point et sont mis à jour et modifiés continuellement.

• Base de connaissance de la team « Production Qualité Logistique » Wiki
• Suivi des heures de la team par projet (TimeCamp), suivi des budgets projets
• Mise à jour des tableaux de capacité instantanée Ateliers : Météo Production
• Mise à jour des KPI de la team pour préparation COPIL, Réunion hebdo et suivi en temps réel

 
Les principaux Outils utilisés

• Excel, Google Sheet
• Sellsy
• Gmail et Calendar, téléphone
• Trello
• Slack
• TimeCamp

Tu recherches une (première) expérience aux missions variées au sein d’une start-up engagée.
Ton point fort, c’est l’organisation, la rigueur et la coordination.
Tu aimes l’idée de contribuer à la fluidité et l’efficacité d’une organisation en croissance.
Tu es attiré.e par un poste avec une forte dimension administrative, à la croisée de tous les services de l’entreprise, en étant aux premières loges des enjeux de satisfaction clients.

Etudiant.e issu.e d’une formation Bac+2 type BTS Administration des ventes, Administration, DUT techniques de commercialisation, Supply Chain…
Niveau scolaire cible pour 2021/2022 Master 1ère ou 2ème année
Etudiant.e en école de commerce également possible, avec une forte appétence pour les sujets administratifs et supply chain.

Cette mission est sûrement pour toi si…
• Tu aimes l’esprit d’équipe, l’abnégation et tu as envie de t’investir dans une entreprise à taille humaine, en fort développement.
• Tu aimes te sentir utile à la bonne fluidité des échanges entre les différentes personnes d’un groupe
• Tu as un vrai goût pour les fonctions demandant de la rigueur, de l’organisation, et pour les sujets administratifs
• Tu souhaites découvrir la réalité quotidienne d’une startup tout en contribuant très concrètement à son développement
• Tu souhaites te former aux côtés de professionnels expérimentés, en particulier notre Directeur de Production
• Tu souhaites que ta persévérance soit mise au service de quelque chose d’utile et de grand
• Tu n’as rien contre les déjeuners sur un rooftop avec vue sur tout Paris dès le retour des beaux jours….

• CV + lettre ou vidéo de présentation à transmettre via WTTJ
• Entretien téléphonique ou face-à-face avec 2 à 3 personnes de l’équipe, dont le Directeur de production et la Directrice commerciale;
• Réalisation d’un cas/ d’une mise en situation
• Rencontre ou échange téléphonique avec le fondateur