ALEIA recherche aujourd’hui son assistant(e) de gestion RH en stage. Démarrage : dès que possible.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Administration du personnel (ADP) de l’entrée à la sortie du salarié
• Gérer les temps de travail (modulation) du personnel, les congés et les absences (maladie, accidents du travail…), et assurer la mise à jour du logiciel de gestion de temps.
• Assurer les relations avec les instances légales et les organismes de santé pour les diverses déclarations et démarches à effectuer (assurance maladie, mutuelle, prévoyance, médecine du travail, Urssaf, caisses de retraite, Pôle emploi…).
• Assurer l’interface avec les salariés pour les questions relatives à leurs droits et obligations.
• Accompagner les managers et les conseiller.
• Traiter le courrier administratif (démissions, attestations, traitement de mesures disciplinaires, procédures de licenciement…).
• Rédiger des notes RH : comptes rendus de réunions, notes administratives.

Optimisation des outils de la fonction RH
• Concevoir et actualiser les supports de suivi et de gestion (mise en place et mises à jour des outils de travail RH et de paie [SIRH]).
• Participer à l’élaboration des dossiers liés aux obligations de l’entreprise et participer à l’établissement du bilan social et des tableaux de bord de l’entreprise.
• Réaliser une veille juridique et sociale RH.

Gestion de paie
La paye et les déclarations sociales sont actuellement sous-traitées à un cabinet d’expertise comptable avec lequel l’assistant de gestion RH sera en relation :
• Saisir les éléments variables de la paie : titres de transport, frais de repas, acomptes, absences, etc.
• Suivre la gestion externalisée des bulletins de paie, centraliser les plannings de travail et transmettre les éléments variables au gestionnaire de paie :
• Mettre en place des indicateurs et données statistiques à destination des opérationnels.

Organisation, suivi des recrutements et intégration des salariés
• Recenser les besoins en recrutement.
• Rédiger les profils de postes et les offres d’emploi.
• Organiser le recrutement par parrainage interne
• Présélectionner les candidatures (réception, tri et sélection des CV).
• Établir un planning d’entretiens et organiser les rendez-vous de recrutement.
• Faire signer et suivre les documents administratifs d’embauche d’un salarié : promesses d’embauche, DPAE (déclaration préalable à l’embauche), contrats de travail, avenants, visites médicales, mutuelle….
• Organiser l’intégration d’un nouveau salarié (définition du process d’intégration et accueil) en présentant l’entreprise au nouveau recruté (collègues, règlement intérieur, fonctionnement global et différents services…).
• Prendre en charge le suivi des périodes d’essai.

Gestion de la mobilité et de carrière
• Administrer des dossiers individuels des salariés (notes des nouveaux éléments survenant au cours de leur carrière : promotions, accidents de travail, sanctions…).
• Suivre les campagnes des différents entretiens (annuels/professionnels)

Formation
• Recueillir et formaliser les besoins en formation du personnel.
• Établir et suivre les plans de développement des compétences pour les salariés et constituer les dossiers de financement.

Activités d’animation
• Réaliser des présentations lors de réunions internes à l’entreprise.
• Mettre en place des actions de communication interne (assurant la bonne circulation de l’information au sein de l’entreprise), et élaborer des documents de communication interne.
• Être en charge de la relation écoles/universités et participer à des salons pour présenter son entreprise à de futurs candidats.
• Assurer le suivi administratif des stagiaires et alternants (convention, dossiers…).

Cursus de formation en cours
• Formation de niveau Bac +3 à +5 de type
o License/Master en gestion des ressources humaines, droit social
o Diplôme d’écoles spécialisées RH
o Diplôme d’écoles de commerce
o Diplôme d’IEP (institut d’études politiques)

Compétences techniques
• Bases solides en droit du travail et législation sociale
• Maîtrise des outils de communication et collaboratifs (plannings partagés, web conférence, réseau social d’entreprise…)
• Maîtrise des outils bureautiques et notamment du pack Office
• Maîtrise de l’anglais
• Appétence pour les outils de gestion RH

Aptitudes professionnelles
• Rigueur et organisation
• Polyvalence
• Qualités relationnelles
• Discrétion
• Diplomatie
• Esprit de synthèse et d’analyse
• Réactivité et disponibilité
• Sens du service
• Capacités rédactionnelles
• Autonomie

temps de traitement 10 jours
1 à 2 entretiens dont 1 avec la secrétaire générale Finance/RH/Juridique
Tests

• d’utilsation de l’outil RH (New Deal - SIlae RH)
• de manipulation d’excel
• rédactionnel